Hinweise zur Nutzung von Citavi: Verarbeitung personenbezogener oder vertraulicher Daten bei der Nutzung der Citavi Cloud

Citavi installieren und einrichten

Was kann Citavi?

Citavi ist ein Programm zur Literaturverwaltung und –Zitation. Mit Citavi kann ich Literatur, die ich für meine akademischen Arbeiten und Projekte verwende und die bibliographischen Daten dazu sammeln, strukturieren und anreichern z.B. indem ich PDF-Dokumente mit Bemerkungen und Annotationen versehe.

Außerdem hilft mir Citavi dabei, meine genutzten Quellen korrekt in mein Textdokument einzubinden: Mit dem Word-Add-In kann ich einfach Zitate aus meinen Quellen in mein Dokument übernehmen, das geht übrigens auch mit Bildzitaten und ich kann mir automatisch ein Literaturverzeichnis erstellen lassen und ich kann mir automatisch Belege zu meinen genutzten Quellen erstellen lassen, z.B. als Kurznachweis im Fließtext oder in Fußnoten.

Voraussetzungen um Citavi nutzen zu können

Um Citavi nutzen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.

Als Betriebssystem wird Windows benötigt, mit MacOS oder Linux funktioniert Citavi nicht.

Das Add-In, welches das Zitieren im eigenen Textdokument erleichtert, gibt es nur für Word. Microsoft Word muss zwingend auf der lokalen Festplatte installiert sein, mit der Word Online Version, der Word Web-App, ist das Add-In nicht nutzbar.

Citavi ist aber auch mit anderen Textverarbeitungsprogrammen nutzbar. Wer LaTex nutzt, kann mit Citavi 6 arbeiten und die bibliographischen Daten seiner Quellen über ein Austauschformat nach LaTex exportieren.

Wer Libre Office oder Open Office nutzt, kann sich statt Citavi 6 eine ältere Citavi Version installieren. Die Versionen Citavi 5 oder niedriger beinhalten noch den sogenannten Publikationsassistenten für das Einfügen von Quellenbelegen und Literaturverzeichnissen in Libre Office oder Open Office – Dokumente.

Installieren und freischalten

Auf der Startseite der Bibliothekswebsite finden Sie die Menüpunkt Kurse und Beratung, dort den Citavi-Kurs und in der Kursbeschreibung finden Sie unten in den Rahmenbedingungen die Installationsanleitung für Citavi Version 6.

In der Installationsanleitung folgen Sie dem Download-Link bei „Citavi installieren“ und laden die Citavi Free Version herunter. Installieren Sie die Free Version und öffnen Sie Citavi dann zum ersten Mal.
Sie öffnen Citavi und klicken auf „Los geht’s“ und dann werden Sie aufgefordert, einen Citavi Account anzulegen. Das ist wichtig um die vollumfängliche Citavi Lizenz freizuschalten. Gehen Sie auf „Ich möchte online einen Account erstellen“ und weiter. Dann klicken Sie auf „Mit Universität fortfahren“. Bei „Meine Hochschule oder Organisation“ geben Sie Leipzig ein und wählen die Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig aus.
Dann geht es  mit der nächsten Maske weiter:  „Ich habe noch keinen Citavi Account und bin“ entweder Studentin oder Mitarbeiterin. Dort geben Sie unbedingt Ihre Hochschul-E-Mail-Adresse an! Nicht die private E-Mail-Adresse! Studenten nutzen ihre Studenten-E-Mail-Adresse von der HTWK, diese endet immer mit @stud.htwk-leipzig.de und Mitarbeiter nutzen ihre HTWK-E-Mail-Adresse, diese endet in der Regel mit @htwk-leipzig.de
Sie bekommen dann eine Bestätigungs-E-Mail an Ihre HTWK-Adresse. Sie öffnen Ihr HTWK-Mail-Postfach und finden eine E-Mail vom Citavi-Team in Ihrem Postfach und bestätigen in dieser E-Mail Ihre E-Mail-Adresse. Danach müssen Sie sich an die bestätigte E-Mail-Adresse in einem zweiten Schritt noch einen Bestätigungscode senden lassen. Diesen Code erhalten Sie in einer zweiten E-Mail. Kopieren Sie diesen Code und fügen Sie ihn in die nächste Eingabemaske ein und klicken Sie auf „Code überprüfen“. Der Code wird dann verifiziert. Klicken Sie auf „Weiter“.

In der nächsten Eingabemaske legen Sie Ihr persönliches Passwort fest. Dies können Sie frei wählen. Danach füllen Sie das folgende Formular aus mit ein paar persönlichen Angaben und stimmen den Datenschutzerklärungen und den Nutzungsvereinbarungen zu und klicken auf „weiter“.

Dann ist Ihr Account eingerichtet. Nun melden Sie sich in diesem Account an mit Ihrer HTWK-E-Mail-Adresse. Klicken Sie nicht auf „Mit Universität fortfahren“, sondern geben Sie Ihre E-Mail-Adresse in das obere Feld ein. Klicken Sie dann auf „Next“ und geben Ihr Passwort ein und klicken Sie wieder auf „Next“.

Nun öffnet sich die Seite von Citavi-Web in Ihrem Internet-Browser. Citavi-Web ist nicht gleichzusetzen mit dem Programm Citavi. Hier können Sie lediglich auf Ihren Account zugreifen. Klicken Sie dazu auf den Buchstaben Ihres Vornamens oben rechts und danach auf „Profil“. Nun gelangen Sie zu Ihren persönlichen Daten in Ihrem Account und können dort auch Ihre Lizenzen einsehen mit einem Klick auf „Lizenzen“. Hier sehen Sie, dass Sie die Lizenz für Citavi for Windows über die HTWK erworben haben. Hier müssen Sie noch endgültig bestätigen, dass Sie Mitglied der HTWK sind, indem Sie die Bestätigung über den E-Mail-Link anfordern. Nach Bestätigung Ihrer HTWK-Mitgliedschaft über die erhaltene Mail, minimieren Sie Ihren Browser und Ihre E-Mail-Postfach und setzen Sie die Installation in Citavi fort.

Dann geht es weiter in Citavi. In der Regel erkennt Citavi die erfolgreiche Registrierung. Klicken Sie auf „Ich habe den Account erstellt und möchte mich anmelden“. Falls dies nicht klappen sollte, schließen Sie Citavi und öffnen das Programm neu.

Citavi fragt Sie in der Regel beim erstem Mal, ob es ältere Citavi-Projekte auf Ihrem Rechner gibt z.B. aus früheren Citavi-Versionen und fragt Sie, was Sie mit diesen älteren Projekten tun wollen. Sie können ältere Projekte in das neue Citavi 6 Format konvertieren. Wenn Sie keine älteren Projekte haben, lassen Sie sich von dieser Meldung nicht irritieren. Gehen Sie dann einfach auf „Konvertierung überspringen“. Wenn Sie doch ältere Projekte haben, können Sie entscheiden, ob Sie diese in die Citavi Cloud überführen wollen oder ob Sie diese auf der lokalen Festplatte im neuen Citavi 6 Format speichern wollen.

Sie werden dann aufgefordert, sich in Ihrem Citavi-Account anzumelden. Tragen Sie bei „Sign In with your E-Mail-Adress“ direkt Ihre HTWK-E-Mail-Adresse ein, denn Sie haben nun schon einen Account. Geben Sie danach Ihr Passwort ein.

Wählen Sie aus, ob Sie auf diesem Rechner angemeldet bleiben möchten. Dies ist empfehlenswert, wenn es sich um Ihren eigenen privaten Rechner handelt. Dann müssen Sie sich nicht immer wieder neu einloggen. Falls Sie an Ihrem Arbeitsplatz sind, an dem auch mal Kollegen arbeiten und nicht nur Sie selbst, wählen Sie „Beim Beenden von Citavi vom Account abmelden“. Gehen Sie dann auf „weiter“ und Citavi 6 wird gestartet.

Ihre Account- und Lizenzdaten werden geladen und die vollumfängliche Nutzung freigeschaltet. Dies erkennt man daran, dass oben rechts im Startbildschirm von Citavi der Anfangsbuchstabe des Vornamens steht.

Das Freischalten der vollumfänglichen Citavi Lizenz ist wichtig, ansonsten haben Sie nur die Citavi Free Version. Darin können Sie insgesamt nur 100 Dokumente verwalten. Wenn Sie z.B. Ihre Masterarbeit schreiben und diese in einem Citavi-Projekt verwalten, dann können Sie nur 100 Quellen, die Sie für Ihre Masterarbeit benutzen, verwalten. Danach ist Schluss. Sie können dann auch keine weiteren Quellen mehr in anderen Projekten verwalten. Wenn Sie die vollumfängliche Lizenz freischalten, können Sie unbegrenzt Projekte und Dokumente in Citavi verwalten.

Voreinstellungen in Citavi

Bevor Sie zum ersten Mal beginnen, mit Citavi zu arbeiten, ist es ratsam, ein paar Voreinstellungen vorzunehmen. Warum?

Citavi kann bibliographische Daten zu Quellen in vielen Fällen automatisiert laden. Citavi lädt diese Daten aus Bibliothekskatalogen. Man muss Citavi aber sagen, aus welchen Katalogen es die bibliographischen Daten beziehen soll. Das stellen Sie in Citavi ein: über das Startfenster – Zahnrad Einstellungen – Optionen – Menüpunkt Recherche.

Dort sind drei Bibliothekskataloge voreingestellt aus verschiedenen Bibliotheksverbünden. Wenn Sie hauptsächlich mit Beständen aus der HTWK-Bibliothek arbeiten, empfiehlt es sich natürlich den Katalog der Bibliothek der HTWK Leipzig hinzuzufügen. Gehen Sie auf „Datenbank/Katalog hinzufügen“. Tippen Sie bei „Name“ einfach Leipzig ein. Bei „gefunden“ steht schon oben in der Liste Leipzig HTWK, Deutschland. Setzen Sie den Haken und gehen Sie auf „hinzufügen“. Der Name wird grau, das heißt, der Katalog wurde in die Liste, die Sie eben gesehen haben, hinzugefügt.

Weiterhin ist es ratsam, den Katalog des Südwestdeutschen Bibliotheksverbundes hinzuzufügen. Suchen Sie mit SWB und wählen Sie den zweiten Treffer. Dies ist der Verbundkatalog für den Verbund, in dem die sächsischen Bibliotheken angeschlossen sind. Die Verbundzentrale sitzt in Baden-Württemberg, weil mehrere Bundesländer zu diesem Verbund gehören: Baden-Württemberg, Sachsen und das Saarland. Wenn Sie Bücher aus der Universitätsbibliothek Leipzig oder anderen Bibliotheken nutzen, werden die bibliographischen Daten zu diesen Büchern aus dem SWB-Katalog bezogen. Als letztes fügen Sie den Katalog der Deutschen Nationalbibliothek hinzu, der DNB. Diese sammelt sämtliche in Deutschland erschienene Literatur. Mit diesen drei Katalogen, haben Sie eine gute und umfangreiche Datenbasis für das automatisierte Laden bibliographischer Daten. Gehen Sie dann auf „Schließen“.

Die drei hinzugefügten Kataloge stehen zunächst ganz unten in der Liste. Der Katalog, der ganz oben steht, wird von Citavi zuerst abgefragt, wenn bibliographische Daten automatisiert geladen werden sollen, z.B. über die ISBN eines Buches oder die DOI eines elektronischen Dokuments. Wenn der HTWK-Katalog ganz unten steht, dann dauert es relativ lange, bis Citavi die Daten zu einem Buch gefunden hat, welches es nur in unserem Bestand gibt. Denn zuerst wird der Katalog vom GBV abgefragt, dann der Österreichische Gesamtkatalog usw. Es kann passieren, dass dieses Buch in den ersten Katalogen nicht auftaucht, da keine der Bibliotheken aus den zugehörigen Verbünden dieses Buch im Bestand hat. Erst, wenn unser Katalog abgefragt wird, werden die bibliographischen Daten geladen. Das kann den Ladeprozess sehr verlangsamen. Deswegen ist es ratsam, wenn Sie häufig mit Beständen der HTWK-Bibliothek arbeiten, unseren Katalog ganz nach oben zu schieben, mit dem blauen Pfeil. Dahinter ordnen Sie den Katalog des SWB und dahinter den Katalog der DNB.

Zusätzlich zu den bibliographischen Daten können noch andere Daten übernommen werden wie Schlagwörter, Standortangaben oder Cover. Die Schlagwörter, die aus Katalogen übernommen werden, sind in der Regel nicht sehr spezifisch. Bei Schlagwörter können Sie den Haken rausnehmen, ebenso bei den Standortangaben. Klicken Sie dann „ok“.

Hilfen zu Citavi

Wo finde ich Hilfe zu Citavi, wenn ich nicht mehr weiterweiß oder Detailfragen habe, die in den Tutorials nicht geklärt werden?

Zum einen finden Sie Hilfe im Citavi Handbuch. Klicken Sie auf das Fragezeichen auf der Citavi Startseite oder Sie können einfach googlen „Citavi 6 Handbuch“ und gelangen über den ersten Google-Treffer zum selben Ergebnis.  Bei Citavi im Detail finden Sie Erklärungen und Anleitungen zu detaillierten Fragestellungen.

Auch das Citavi Forum hilft. Es ist einfach über Google zu finden: Suche „Citavi 6 Forum“. Hier stellen Citavi Nutzer spezifische Fragen, die der Citavi Support beantwortet. Über den Menüpunkt „Mail an Support“ können Sie dem Support auch direkt Fragen stellen.

Das Citavi Team hat außerdem seinen eigenen Youtube Kanal. Der Kanal heißt CitaviTeam DE. Hier werden viele spezifische Themen erläutert, bspw. gibt es eine ganze Themenserie zum Citavi Word-Add-In. Hier werden in kurzen Videos Detailfunktionen des Word Add-Ins und auch Probleme, die mit dem Word-Add-In auftreten, erläutert.

Aufbau und Grundfunktionen von Citavi

Ein Überblick im Demo-Projekt

Um sich mit den grundlegenden Funktionen von Citavi vertraut zu machen, können Sie in das vorinstallierte Demoprojekt in Citavi schauen. Sie sehen es direkt auf dem Startbildschirm. Bei mir heißt es „Food Qualitiy“. Der vollständige Name steht dort, weil ich es schon einmal geöffnet habe. Zu Beginn steht dort meist nur „Demo“, manchmal auch „Beispielprojekt“. Wenn Sie dort gar kein Projekt finden, schauen Sie über „Projekt öffnen“, ob Sie dort vorinstallierte Projekte finden.

Aufbau / Gliederung - Modul Literatur

Citavi gliedert sich grundsätzlich in 3 Module: Literatur, Wissen und Aufgaben.

Zuerst geöffnet ist immer das Modul Literatur. In diesem Modul verwalten Sie die Quellen, die Sie für Ihre Arbeit benutzen.

Die Module sind jeweils in 3 Spalten eingeteilt. Links ist die Navigationsspalte. Hier sehen Sie die Kurztitel Ihrer benutzten Quellen, untereinander und alphabetisch geordnet.

In der mittleren Spalte, der Bearbeitungsspalte, finden Sie z.B. Zitate und Kommentare, die Sie an Quellen angefügt haben und unter dem Reiter „Titel“ finden Sie die bibliographischen Daten zu Ihren Quellen. Die bibliographischen Daten Sind die Angaben zu Ihrer Quelle, die Sie brauchen, um diese Quelle in Ihrer Arbeit korrekt nach den gängigen Zitationskonventionen zitieren zu können. Aus diesen Angaben, die dort hinterlegt sind, baut Citavi Ihnen den Kurznachweis für Ihre Quelle zusammen, also den Nachweis, der entweder im Fließtext der Arbeit oder in einer Fußnote erscheint. Außerdem baut Citavi aus diesen Angaben den Vollbeleg zur Quelle, der im Literaturverzeichnis erscheint, zusammen. „Titel“ ist der wichtigste Reiter. Hier können Sie die bibliographischen Daten verändern, bearbeiten, ergänzen, korrigieren.

In der rechten Spalte, der Vorschauspalte, können Sie sich PDF-Dateien anzeigen lassen, z.B. Inhaltsverzeichnisse. Sie können auch Inhalte von Websites anzeigen lassen. Außerdem finden Sie in der rechten Spalte die Schnellhilfe. Die hilft Ihnen, wie es der Name schon sagt, schnell weiter, wenn Sie einmal kleinere Probleme klären wollen. Z.B.: Sie wollen sich mit den bibliographischen Daten eines Buches befassen und Sie haben mehrere Autoren und wissen nicht, wie Sie mehrere Autorennamen voneinander abgrenzen sollen. Kommt ein Komma oder Semikolon zwischen die Namen? Klicken Sie einfach in das jeweilige Feld, hier das Feld Autor. Klicken Sie danach auf Schnellhilfe und Citavi erklärt Ihnen, wie Sie Eintragungen im jeweiligen Feld vornehmen können, z.B. erklärt Citavi dann: „mehrere Namen durch Semikolon abtrennen“.

Unterscheidung von Quellenmaterial in Dokumenttypen

Citavi fasst verschiedene Arten von Quellen als Dokumenttypen auf. In dem Beispielprojekt ist für jeden Dokumenttyp, den es in Citavi gibt, ein Beispieltitel hinterlegt. Wenn Sie z.B. nicht wissen, wie man ein Patent, einen Spielfilm, eine Pressemitteilung oder ein Ton- und Filmdokument aufnimmt, schauen Sie in das Demoprojekt. Dort finden Sie für jeden Dokumenttyp mindestens ein Beispiel und können sich Anregungen dazu holen, wie Sie mit dem jeweiligen Dokumenttyp umgehen können. Enthalten sind z.B. auch Normen, Gesetze und Verordnungen.

Aufbau / Gliederung - Modul Wissen

Im Modul Wissen haben Sie die Möglichkeit, die Struktur Ihrer Arbeit, etwa die Gliederung, in einem Kategorienschema zu erfassen. Das passiert dann in der linken Navigationsspalte.

In der mittleren Spalte, der Bearbeitungsspalte, verwalten Sie Ihre sogenannten Wissenselemente. Citavi fasst Zitate, die Sie angelegt haben, wörtliche oder sinngemäße Zitate oder Bildzitate oder auch Gedanken, die Sie selbst formuliert haben, als Wissenselement auf. Wissenselemente werden in die mittlere Spalte alphabetisch nach Kernaussage geordnet.

Sie haben im Modul Wissen die Möglichkeit, diese Wissenselemente, wie z.B. Zitate, Abbildungen und Textbausteine, den Gliederungspunkten Ihrer Arbeit, also den Kategorien, zuzuweisen. Klickt man in der Navigationsspalte auf eine Kategorie, hier z.B. Kategorie 2.1 „Definitions“, dann sieht man in der Bearbeitungsspalte alle Wissenselemente, die dieser Kategorie zugeordnet sind. Wenn man auf das jeweilige Wissenselement, hier ein wörtliches Zitat, klickt, dann sieht man in der Vorschauspalte, wie der Text des wörtlichen Zitats, der später in Word eingefügt wird, aussieht und man sieht, wie der Vollbeleg im Literaturverzeichnis zu diesem Zitat aussehen wird.

Mit dem Modul Wissen kann man sich seine Arbeit logisch sehr gut vorstrukturieren, sodass man genau weiß, welches Zitat man für ein bestimmtes Kapitel seiner Arbeit braucht.

Aufbau / Gliederung - Modul Aufgaben

Im Modul Aufgaben haben Sie die Möglichkeit, sich selbst einen Arbeitsplan für Ihre Arbeit zu erstellen. Bestimmten Quellen können Sie bestimmte Aufgaben zuweisen. Sie können eine Deadline dafür festlegen „erledigen bis …“. Immer, wenn der jeweilige Tag herangerückt ist, dann erscheint eine Erinnerung auf dem Startbildschirm, wenn Sie Citavi öffnen.

Das Demoprojekt schließen

Wenn Sie aus dem Demoprojekt heraus möchten, klicken Sie auf Datei – Projekt schließen. Dann gelangen Sie wieder zum Startbildschirm.

Los geht’s – meine Arbeit als Citavi-Projekt verwalten

In Citavi werden Arbeiten als Projekte verwaltet. Es empfiehlt sich, pro Arbeit also für die einzelne Haus-, Abschluss- oder Forschungsarbeit, ein Projekt zu erstellen.

Klicken Sie auf „Neues Projekt“. Citavi fragt zunächst, wo das Projekt gespeichert werden soll, entweder als Cloudprojekt in der Citavi Cloud oder als lokales Projekt auf der lokalen Festplatte auf dem eigenen Gerät.

Cloudprojekte

Cloudprojekte bieten einige Vorteile gegenüber lokalen Projekten.

Ein Vorteil ist, dass das Projekt ist an jedem Arbeitsplatz, auf dem Citavi 6 installiert ist, abrufbar ist. Man kann sich einfach beim Start von Citavi im eigenen Account anmelden und direkt darauf zugreifen, z.B., wenn man gerade nicht am eigenen Rechner, sondern an einem PC-Arbeitsplatz in der Bibliothek arbeitet.

Ein weiterer Vorteil ist, dass kein Backup an verschiedenen Speicherorten nötig ist. Das Projekt bleibt immer in der Cloud erhalten.

Ein weiterer Vorteil: gelöschte Projekte können innerhalb von 10 Tagen wiederhergestellt werden. Auch innerhalb eines Projekts ist das Wiederherstellen möglich, z.B., wenn man aus Versehen eine Quelle gelöscht hat, die man nicht löschen wollte. Innerhalb von 30 Tagen können gelöschte Titel wiederhergestellt werden.

In Cloudprojekten ist gemeinschaftliches Arbeiten möglich, etwa, wenn man gemeinsam mit Kolleginnen und Kollegen oder Kommilitoninnen und Kommilitonen an einem Projekt arbeiten möchte, z.B. an einem Vortrag oder einer Forschungsarbeit. Bei Cloudprojekten ist allerdings besonders der Datenschutz zu beachten. Der Anbieter Swiss Academic Software mit Sitz in der Schweiz speichert alle Daten aus dem Projekt auf seinen Servern. Sensible bzw. persönliche Daten z.B. Namen und Adressen von Professoren oder Kollegen oder Ähnliches, z.B. in den Kommentaren und Annotationen zu Titeln in Citavi, dürfen nicht in einem Projekt aufgenommen werden.

Ich entscheide mich für ein Cloudprojekt und nenne mein Projekt „Erneuerbare Energie“. Im geöffneten Projekt kann man übrigens über „Extras“ nochmals auf die Optionen zugreifen, falls man wichtige Voreinstellungen vergessen haben sollte. Voreinstellungen wurden im ersten Screencast erklärt, in etwa bei 8:25 Min. Ich schließe das Projekt zunächst wieder über – Datei – Projekt schließen.

Lokale Projekte

Die zweite Variante ist, ein lokales Projekt zu erstellen über – Neue Projekte – Lokales Projekt. Ich nenne es „Erneuerbare Energie lokal“.  Bei „Speicherort“ legen Sie den Speicherort fest, auf dem das lokale Projekt abgelegt werden soll. Voreingestellt ist immer der Windows-Ordner „Dokumente“. Dort gibt es einen Ordner „Citavi 6“ und einen Unterordner „Projects“. Dort werden die lokalen Citavi Projekte abgelegt. Sie können aber auch ein anderes Verzeichnis auswählen, in dem Sie das Projekt am ehesten wiederfinden und brauchen. Ich belasse die Voreinstellung und gehe auf „Ordner auswählen“.

Bei lokalen Projekten habe ich die Möglichkeit, von Citavi automatische Backups erstellen zu lassen – über die Extras – Optionen – Speicherorte. Dort sehe ich den Punkt „Sicherungskopien“ und wähle dort über „durchsuchen“ das gewünschtes Verzeichnis aus, in dem das regelmäßige Backup erstellt werden soll, z.B. einen externen Datenträger wie einen USB-Stick oder eine externe Festplatte. Falls beispielsweise der eigene PC oder Laptop mitten in der Masterarbeit den Geist aufgeben sollte, dann habe ich noch eine Sicherungskopie meines Projekts auf einem externen Datenträger und kann damit weiterarbeiten.

Falls Sie ein lokales Projekt nachträglich in die Cloud überführen wollen, können Sie dies einfach tun über – Datei – In die Cloud kopieren – Projektkopie in der Cloud erstellen. Sie können das Projekt an dieser Stelle nochmals umbenennen, falls nötig. Im Anschluss fragt Citavi Sie, was Sie mit dem Original tun möchten: das lokale Projekt behalten oder das lokale Projekt archivieren und nur noch in der Cloud weiterarbeiten.

Falls Sie bei einem lokalen Projekt einmal vergessen haben sollten, wo Sie die Projektdatei gespeichert haben, können Sie den Pfad nachvollziehen, indem Sie den Cursor auf dem Startbildschirm neben das Projekt führen und auf die 3 Punkte klicken. Hier sehen Sie den Pfad, über den Sie genau nachvollziehen können, in welchem Ordner Sie das Projekt gespeichert haben.

Wo finde ich meine Projekte?

Meine zuletzt geöffneten Projekte finde ich direkt auf dem Citavi Startbildschirm. Weitere bzw. ältere Projekte sehe ich, wenn ich unten auf „Projekt öffnen“ klicke. Dort finde ich sowohl Cloud-Projekte als auch lokale Projekte. Optisch sind sie voneinander unterscheidbar. Cloudprojekte sind mit einer kleinen Wolke gekennzeichnet, lokale Projekte sind mit einem Ordnersymbol gekennzeichnet.

Kollaboratives Arbeiten

Wie bereits erwähnt, kann ich andere Teilnehmer zur Mitarbeit an einem Projekt einladen, wenn ich mich für ein Cloudprojekt entschieden habe. Wenn ich den Cursor neben das Projekt führe, sehe ich mehrere Symbole. Wenn ich auf das Symbol mit den 2 Personen klicke, kann ich andere Mitglieder hinzufügen. Tragen Sie bei „Mitglieder hinzufügen“ einfach die E-Mail-Adresse des jeweiligen Teilnehmers ein und klicken Sie auf „einladen“. Diejenige Person erhält dann eine E-Mail, die bestätigt werden muss. Dann sieht auch sie das Projekt in ihren Citavi Projekten und kann darin mitarbeiten.

Projekte löschen und wiederherstellen

Wenn Sie ein Projekt löschen wollen, fahren Sie mit dem Cursor auf dem Startbildschirm neben den Namen des Projekts und klicken Sie dann auf die 3 Punkte. Gehen Sie dann auf „Projekt löschen“. Geben Sie dann den Namen des Projekts ein, das Sie löschen möchten. Sie erhalten im Anschluss eine E-Mail vom Citavi Team. Wenn Sie nichts weiter tun, wird das Projekt nach 10 Tagen endgültig gelöscht. Sie können das Projekt über den Button „Projekt wiederherstellen“ in der E-Mail auch innerhalb von 10 Tagen wiederherstellen.

Wenn Sie lokale Projekte löschen wollen, tun Sie dies an dem Ort, an dem Sie Ihr Projekt abgelegt haben. Gehen Sie in den entsprechenden Ordner auf Ihrer lokalen Festplatte. Löschen Sie Ihren Projektordner dort. Wenn Sie danach im Citavi Startbildschirm auf Ihr lokales Projekt klicken, erhalten Sie die Meldung: „Die Datei konnte nicht gefunden werden. Möchten Sie sie aus der Liste der zuletzt verwendeten Projekte entfernen?“ Wenn Sie auf „Ja“ klicken, wird das Projekt aus der Liste entfernt.

Nun wissen Sie, wie Sie Ihre Projekte verwalten können. In den nächsten Screencasts steigen wir dann tief in die Literaturverwaltung in Citavi ein.

Quellen in Citavi aufnehmen und mit Volltexten anreichern

Wenn ich ein neues Projekt öffne, befinde ich mich im Modul Literatur und in der Bearbeitungsspalte ist der Titel-Tab geöffnet. Hier kann ich direkt anfangen, meine erste Quelle als Titel in Citavi aufzunehmen.

Dokumenttypen in Citavi

Citavi unterscheidet verschiedene Quellentypen in Dokumenttypen. Dies ist wichtig, da für jeden Dokumenttyp unterschiedliche bibliographische Angaben zu machen sind. Entsprechend des gewählten Dokumenttyps ändert sich die Eingabemaske.

Voreingestellt ist hier Zeitschriftenaufsatz. Wenn Sie den Dokumenttyp ändern wollen, klicken Sie auf den blauen Link bei „Dokumenttyp“, in diesem Fall auf „Zeitschriftenaufsatz“. Sie gelangen zur Auswahl der Dokumenttypen. Hier ist eine Erklärung zu jedem Dokumententyp vorhanden,

z.B. für nicht im Buchhandels- und Verlagswesen publizierte Quellen wählen Sie den Dokumenttyp „graue Literatur / Bericht / Report“. Auf der rechten Seite wird beschrieben, was mit diesem Dokumenttyp gemeint ist und Beispiele werden benannt, etwa Veröffentlichungen einer Behörde, Projektberichte von Forschungseinrichtungen, betriebsinterne Handbücher, Arbeitsanweisungen, Werbebroschüren. Für Dissertationen wählen Sie Hochschulschrift. Wenn man sich nicht sicher ist, wie man das Material, das man vor sich liegen hat, einordnen soll, kann man „unklarer Dokumenttyp“ wählen. Diese Option sollte als letzter Ausweg vorbehalten bleiben. Es gibt eigentlich für jede Art von Quelle einen entsprechenden Dokumenttyp in Citavi.

Für meine erste Quelle, die ich als Titel aufnehmen möchte, entscheide ich mich für den Dokumenttyp „Buch (Monographie)“. Eine Monographie ist ein selbständiges, in sich geschlossenes Einzelwerk eines Autors oder Autorenteams, das den Text gemeinsam verantwortet. Es handelt sich, vereinfacht gesagt, um das klassische Buch: es steht ein Autor oder es stehen mehrere Autoren auf dem Titelblatt und alle zusammen haben den Text gemeinsam geschrieben. Es gibt keine einzeln voneinander abgetrennten Beiträge, die nur ein Autor verfasst hat, sondern alle zeichnen sich für das gesamte Werk verantwortlich. Ich wähle „Buch (Monographie)“ und „ok“.

Titel per Hand eingeben

Ich können nun anfangen, die Eingabemaske vollständig manuell auszufüllen. Dies ist der umständlichste Weg, bibliographische Daten in Citavi zu erfassen. Dies ist z.B. notwendig für ein Buch, das recht alt ist und keine ISBN hat. Dann ist die automatisierte Übernahme der Daten aus einem Katalog nicht möglich. Oder auch beim Dokumenttyp „Graue Literatur / Bericht / Report“ oder wenn Sie Interviews geführt haben und das Gesprächsprotokoll als Quelle angeben müssen, müssen Sie die Maske per Hand ausfüllen.

Daten automatisiert im Titel-Tab laden

Ich habe zum Glück ein Buch, das eine ISBN hat. Damit kann ich mir viel Schreibarbeit ersparen. Die ISBN tragen Sie im Titel-Tab in das entsprechende Feld ein, egal, ob mit oder ohne Bindestriche zwischen den Ziffern. Drücken Sie dann die Enter-Taste und wählen Sie „Titelangaben ergänzen falls abweichend“ Die bibliographischen Daten werden nun in der Eingabemaske von Citavi automatisch ergänzt. Sie werden aus unserem Bibliothekskatalog geladen.

Meine nächste Quelle kann ich aufnehmen über das grüne Plus-Zeichen oben links „Neuen Titel per Hand eingeben“. Dann wähle ich wieder den Dokumenttyp aus und lege meine nächste Quelle als Titel an. Dies tue ich jetzt aber nicht, ich gehe auf „abbrechen“.

Mehrere Titel laden mit dem Zauberstab

Schneller geht es mit dem Zauberstab „ISBN, DOI andere ID“. Wollen Sie die bibliographischen Daten zu mehreren Quellen gleichzeitig in Citavi laden, können Sie den Zauberstab nutzen. Dieser ermöglicht die gleichzeitige Übernahme bibliographischer Daten zu mehreren Büchern und anderen Quellen, wenn diese jeweils eine Identifikationsnummer haben.

Die ISBN nutzt man für Bücher, die International Standard Book Number. Eine DOI, den Digital Object Identifier, nutzt man für elektronische Dokumente. Die DOI identifiziert das einzelne elektronische Dokument z.B. einen einzelnen Aufsatz oder Artikel in einer elektronischen Zeitschrift.

Der Zauberstab kann hilfreich sein, wenn Sie schon mit Ihrer Arbeit angefangen haben und schon einen Stapel Bücher auf dem Tisch haben. Dann können Sie die ISBNs der Bücher einfach hintereinander weg eingeben.

Ich tippe die erste ISBN ein und gehe auf „Eingabe übernehmen“. Citavi findet in unserem Katalog das entsprechende Buch. Dann tippe ich die zweite ISBN ein und gehe wieder auf „Eingabe übernehmen“. Die Liste der gefundenen Titel wird länger, wie man sieht. Wenn Sie alle ISBNs eingegeben haben, gehen Sie auf „Titel übernehmen“. Beide Titel werden in Citavi importiert. Den Titel, den ich anklicke, sehe ich in meiner Bearbeitungsspalte im Titel-Tab.

Auswahl - wenn Citavi mehrere Titeldatensätze gleichzeitig importiert

Meine vorher in Citavi eingepflegte Quelle scheint nun in der Navigationsspalte verschwunden – Hilfe!!! Ich müsste doch eigentlich 3 Titel in der Navigationsspalte finden, sehe aber nur 2. Dies passiert immer, wenn Sie mehrere Titel gleichzeitig in Citavi aufnehmen. Dann werden diese Titel, die Sie gerade aufgenommen haben, als Auswahl getroffen. In Citavi erscheint unten eine unauffällige gelbe Zeile. Klicken Sie darin auf „Auswahl aufheben“. Dann sind alle Titel, die Sie zuvor in Ihr Projekt eingepflegt haben, wieder vorhanden.

Prüfen bibliographischer Daten

In den meisten Fällen erkennt Citavi automatisch den richtigen Dokumenttyp, den brauche ich also in der Regel nicht mehr manuell auszuwählen. In den zuletzt geladenen beiden Fällen handelt es sich jeweils um ein Sammelwerk.

Was ist ein Sammelwerk? Ein Sammelwerk ist ein ein- oder mehrbändiges Werk mit gesonderten, einzeln verantworteten Beiträgen verschiedener Autoren, das in der Regel von einem Herausgeber(team) editiert wurde. Es sind also einzelne, klar voneinander abgegrenzte Beiträge verschiedener Autoren in einem Band enthalten. Das erkennt man besonders im Inhaltsverzeichnis. Dies schauen wir uns kurz an.

Citavi findet automatisch zum Titel passende Dateien im Web, bspw. Abstracts oder Inhaltsverzeichnisse. In der Vorschauspalte kann man sie anzeigen lassen. Tätigen Sie unten in der Bearbeitungsspalte einen Rechtsklick auf das Inhaltsverzeichnis und wählen Sie dann „in der Vorschau anzeigen“. In der Vorschauspalte wird nun das Inhaltsverzeichnis angezeigt. Darin sieht man ganz klar und deutlich einzelne Beiträge jeweils verschiedener Autoren, klar voneinander abgegrenzt.

Obwohl Citavi den Dokumententyp in der Regel richtig erkennt, sollten Sie ihn trotzdem immer prüfen, manchmal ist er falsch! Beispielsweise werden Sammelwerke manchmal fälschlich als Monographie deklariert. Den Dokumenttyp richtig auszuwählen ist wichtig für die korrekte Zitation. Citavi gibt sonst die Herausgeber des Sammelwerkes fälschlich als Autoren an. Wie man konkret mit Beiträgen aus Sammelwerken in Citavi umgeht, erfahren Sie in unserem späteren Screencast zum Umgang mit verschiedenen Quellentypen in Citavi.

Ich schaue mir einen Titel genauer an, den ich gerade aufgenommen habe: „Geothermie-Vorhaben“. Mir fällt gleich auf: hier fehlt der Herausgeber! Gibt es etwa keinen Herausgeber? Ich schaue kurz auf das Cover über die Seite vom Verlag. Es gibt einen Herausgeber: Jörg Böttcher. Ihn muss ich im Citavi-Datensatz ergänzen. Kein Programm ist perfekt. Es ist immer ratsam, einen kontrollierenden Blick auf die bibliographischen Daten in Citavi zu werfen.

Titel löschen und Wiederherstellen

Wenn Sie einen Titel nicht mehr in Ihrem Projekt benötigen, können Sie ihn einfach löschen. Wählen Sie ihn in der Navigationsspalte aus und tätigen Sie einen Rechtsklick darauf und gehen Sie auf das rote Kreuz „löschen“. Bestätigen Sie „Möchten Sie den markieren Titel löschen?“ – „ok“.

Sollten Sie den Titel doch noch benötigen, können Sie ihn wiederherstellen – im Menüpunkt „Datei“ – „Dieses Projekt“ – finden Sie den Papierkorb. Dort werden alle gelöschten Titel abgelegt. Klicken Sie den gewünschten Titel an und gehen Sie auf „wiederherstellen“. Sie haben dafür 30 Tage Zeit. Wenn Sie ihn innerhalb von 30 Tagen nicht wiederherstellen, verschwindet der Titel aus dem Projekt.

Citavi Picker – bibliographische Daten automatisiert laden und mit Volltexten anreichern

Citavi liefert ein sehr hilfreiches Browser Add-On für das Laden bibliographischer Daten und PDF-Dateien, den Citavi Picker. Dieses Add-On gibt es für die Browser Firefox und Chrome.

Der Picker hilft dabei, schon während der Recherche bibliographische Daten in Citavi zu laden. Findet man bspw. im Bibliothekskatalog der HTWK ein Buch, kann man mit dem Picker die bibliographischen Daten dazu in Citavi schon während der Recherche aufnehmen.

Ob der Citavi Picker aktiv ist, sehen Sie am Citavi-Symbol, welches hinter den ISBNs erscheint und Sie sehen das Citavi-Symbol oben rechts im Browser.

Im Bibliothekskatalog habe ich ein E-Book gefunden, das mich interessiert: „Alternative Energietechnik“. Wenn ich die bibliographischen Daten in meinem Projekt haben möchte, klicke ich auf ein beliebiges Picker-Symbol. Nun wird der Picker aktiv. Wenn ich jetzt in mein Citavi-Projekt schaue, finde ich dort die bibliographischen Daten zum Buch.

Nun kann ich mir noch den Volltext dazu holen. Scrollen Sie im Katalog nach unten bis zu „online ansehen“ und benutzen Sie dort den Link zum Verlag. Dort wird die PDF-Datei als Download angeboten. Speichern Sie die Datei an einem Ort, an dem Sie sie wiederfinden. Dann können Sie die Datei in das Citavi Projekt holen – in der Bearbeitungsspalte im Titel-Tab über „lokale Datei“. Wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie die Datei abgespeichert haben. Die PDF-Datei wird dann bei Cloudprojekten in die Cloud geladen und Sie können das komplette E-Book in der Vorschauspalte anzeigen lassen. Das hat einerseits den Vorteil, dass das E-Book in der Cloud immer abrufbar ist, auch, wenn sie auf der lokalen Festplatte verloren gehen sollte. Die Anzeige der PDF-Datei in der Vorschau bietet außerdem den Vorteil, dass Sie sich direkt Zitate daraus in Citavi anlegen können und Anmerkungen und Annotationen im Text vornehmen können. Wie das funktioniert, zeigen wir in einem späteren Screencast.

Üblicher Weise ist im Browser voreingestellt, dass gefundene PDF-Dateien vom Picker immer mitgeladen werden sollen. Diese Einstellung finden Sie beim Zahnrad „PDFs automatisch herunterladen“. Sobald Sie den Picker betätigen, wird die PDF-Datei automatisch in das Projekt geladen. Bei mir hat das heute nicht funktioniert. Für den Fall, dass diese Funktion auch bei Ihnen nicht funktionieren sollte, haben Sie nun gesehen, wie Sie die PDF-Datei trotzdem in Ihr Projekt laden können. Sollten Sie sich für ein lokales Projekt entschieden haben, gehen Sie denselben Weg wie eben gezeigt.

Der Citavi-Picker wird bei der Installation von Citavi schon automatisch mitinstalliert, wenn Sie die Browser Firefox oder Chrome schon auf Ihrem Rechner haben. Der Picker sollte beim Öffnen des Browsers sofort aktiv sein. Falls dies einmal nicht der Fall sein sollte, können Sie den Picker noch nachträglich installieren. Dies zeigen wir in einem späteren Screencast.

Exportformate – bibliographische Daten automatisiert laden

Eine weitere Möglichkeit, bibliographische Daten in Citavi zu laden ist der Export der Daten in speziellen dafür entwickelten Dateiformaten nach Citavi. Diese Variante kann bei der Recherche in Datenbanken vorkommen.

Ich befinde mich gerade in der ASP-Datenbank (Academic Search Premier) und habe einen interessanten Volltextartikel gefunden: „Net-Zero Energy Homes“. Nun frage ich mich: Wie hole ich mir die bibliographischen Daten zu diesem Artikel in mein Citavi Projekt? Man sieht kein Picker-Symbol. Das liegt daran, dass es zu diesem Artikel keine DOI gibt, also keinen Identifier, mit dem der Picker etwas anfangen könnte. Die bibliographischen Daten kann ich dennoch automatisiert in Citavi laden. In den meisten Datenbanken ist eine Exportfunktion für bibliographische Daten vorhanden, in diesem Fall rechts – „Exportieren“. Dann werden verschiedene Austauschformate für bibliographische Daten angeboten. Sie können das RIS-Format wählen. Klicken Sie dann auf „Speichern“. Nun werden die bibliographischen Daten zu diesem Artikel in dieses RIS-Format gepackt. Es öffnet sich ein neues Fenster. Dort ist voreingestellt „öffnen mit – Citavi (Standard)“. Gehen Sie auf „ok“. Nun blinkt das Citavi-Symbol unten in der Taskleiste. Es öffnet sich ein zweites Citavi-Fenster: das Importfenster. Der richtige Zeichencode ist bereits eingestellt: Unicode. Gehen Sie auf „Weiter“ und wieder auf „Weiter“, haken Sie dann den Titel an und gehen Sie auf „Titel übernehmen“. Wählen Sie aus, ob Sie Schlagwörter übernehmen möchten. Empfohlen wird, den Haken zu entfernen und Schlagwörter nicht zu übernehmen. Klicken Sie dann auf „ok“. Citavi holt sich die bibliographischen Daten zu diesem Zeitschriftenartikel nun aus der RIS-Datei.

Diese Exportfunktion über bibliographische Austauschformate funktioniert auch in anderen Datenbanken z.B. WISO und auch in Google Scholar. Bei Google Scholar werden allerdings andere Exportformate angeboten z.B. Endnote. Auch dieses Format ist für Citavi geeignet. Citavi kann mit den meisten Formaten umgehen. Finden Sie kein RIS-Format, können Sie auch Bib-Tex oder Endnote wählen.

Umgang mit verschiedenen Quellentypen in Citavi

In diesem Video beschäftigen wir uns damit, wie man verschiedene Quellentypen als Titel in Citavi aufnimmt:

• Beiträge aus Sammelwerken
• Zeitschriftenaufsätze
• Websites
• Hochschulschriften

Beiträge aus Sammelwerken

Was ist ein Sammelwerk? = einzelne verantwortete Beiträge verschiedener Autoren enthalten, von einem Herausgeber(team) edititiert, ein- oder mehrbändig

Bei einem Sammelwerk werden die einzelnen Beiträge aus dem Sammelwerk als Quelle zitiert.

Ich habe bereits ein Sammelwerk als Titel in Citavi aufgenommen. Mein aufgenommenes Sammelwerk heißt: „Erneuerbare Energien – Perspektiven für die Stromerzeugung“. Ich möchte den dritten Beitrag daraus als Titel in meinem Citavi-Projekt aufnehmen. Wichtig ist, dass zuerst die bibliographischen Daten zum Sammelwerk aufgenommen werden. Dies habe ich bereits getan. Dann wird zu diesem Sammelwerk ein Beitrag angelegt – im Titel-Tab – über „Beitrag hinzufügen“. Ich kopiere mir den Titel des dritten Beitrags aus dem Inhaltsverzeichnis, gehe auf „Beitrag hinzufügen“ und muss nun die Eingabemaske für den Beitrag per Hand ausfüllen: der Titel ist „Erneuerbare Energien in ausgesuchten Ländern und Regionen“, der Autor ist Drillisch, Jens und der Beitrag befindet sich auf den Seiten 53-68. Tragen Sie nur die Seitenzahl ohne die Abkürzung S. für Seite ein.

Warum muss man so vorgehen?

Wenn man einen Beitrag aus einem Sammelwerk zitieren möchte, benötigt man für die korrekte Zitation im Vollbeleg im Literaturverzeichnis sowohl die Angaben zum einzelnen Beitrag als auch die Angaben zum Sammelwerk, in dem sich der Beitrag befindet. Daher muss zuerst das Sammelwerk geladen werden und dann der Beitrag dazu erfasst werden, damit Citavi aus diesen beiden Titeln den Vollbeleg für das Literaturverzeichnis zusammenbauen kann.

Schauen wir uns einmal deutlicher an, wie dieser Vollbeleg aussieht. Im Modul Literatur machen Sie einen Rechtsklick in der Navigationsspalte auf den gewünschten Titel, in diesem Fall den Beitrag. Wählen Sie dann den Menüpunkt „Aktuellen Titel im Zitationsstil anzeigen“. Dann erscheint in der Navigationsspalte ein kleines Fenster. Dort wird angezeigt, wie der Vollbeleg im Literaturverzeichnis zu dieser Quelle aussehen wird. Hier sieht man deutlich: Im Vollbeleg erscheinen zuerst die Angaben zum Beitrag – dann folgt „in:“ – dann folgen die Angaben zum Sammelwerk, in dem dieser Beitrag enthalten ist und zum Schluss folgt die Seitenangabe. Diesen Beleg muss Citavi „zusammenbauen“. Daher muss man zuerst die Daten zum Sammelwerk laden und dann den Beitrag hinzufügen, sonst kann Citavi Beides nicht korrekt miteinander verknüpfen.

Wenn man nun auf das Sammelwerk klickt „Erneuerbare Energien – Perspektiven für die Stromerzeugung“, sieht man im Titel-Tab, dass ein Beitrag daran hängt.

Zeitschriftenaufsätze

Bei Zeitschriftenaufsätzen kann der Picker eine sehr gute Hilfe sein. Ich habe im Katalog einen Zeitschriftenaufsatz gefunden, der sich mit Photovoltaik-Netzen beschäftigt: „An Optimized Transformerless Photovoltaic-Grid-Connected Inverter“. Ich klicke auf den Titel, gelange in die Detailanzeige und sehe, dass dieser Artikel eine DOI hat. Die DOI identifiziert den einzelnen Aufsatz, das einzelne elektronische Dokument. Wenn ich den Picker hinter der DOI nutze, werden die bibliographischen Daten zum Aufsatz selbst, z.B. Autoren und Titel des Aufsatzes, geladen und die Daten der Zeitschrift, in der dieser Aufsatz erschienen ist. Ich klicke das Picker-Symbol hinter der DOI an und prüfe dann die bibliographischen Daten in meinem Projekt. Der Dokumenttyp „Zeitschriftenaufsatz“ ist richtig erkannt, die Autoren wurden vollständig übernommen, ebenso der Titel und die Angaben zur Zeitschrift. Es verhält sich ähnlich wie bei Beiträgen in Sammelwerken. In der Vorschau zum Vollbeleg erscheinen zuerst die Angaben zum Aufsatz, dann folgt „In:“ und dann folgen die Angaben zur Zeitschrift und die DOI.

Möchte man Zeitschriftenaufsätze erfassen, die keine DOI haben oder die in einer gedruckten Zeitschrift erschienen sind, muss man die Daten über das grüne Plus „Neuen Titel per Hand eingeben“ manuell erfassen. Wählen Sie den Dokumenttyp „Zeitschriftenaufsatz“.

Dabei sind nebst den üblichen Angaben wie Autor und Titel folgende besondere Pflichtangaben zur Zeitschrift zu tätigen:

1. Titel der Zeitschrift. Dabei ist darauf zu achten, dass auch der vollständige Titel der Zeitschrift erfasst wird und nicht nur die Abkürzung.
2. Jahrgang der Zeitschrift. Hier ist die Zählung des Jahrgangs gemeint, auf Englisch Volume.
3. Erscheinungsjahr
4. Heftnummer des Heftes im jeweiligen Jahrgang, auf Englisch Issue.
5. Seiten, auf denen der Artikel zu finden ist.

Manchmal fehlt eine Angabe, z.B. die Jahrgangszählung. Fehlende Angaben muss man selbst ermitteln, z.B. auf dem Titelblatt des Zeitschriftenheftes, und nachtragen. Selten kann es passieren, dass man dabei erfolglos bleibt, z.B. weil der Verlag keine Jahrgangszählung führt. Dann kann man dieses Feld freilassen.

Zeitschriftenaufsätze – schwierige Fälle

Achten Sie bei Zeitschriftenartikeln immer darauf, hinter welcher Nummer der Picker steht! Nicht immer werden mit dem Picker die Daten geliefert, die man wirklich braucht.

Hier habe ich einen Artikel gefunden, den ich in mein Projekt aufnehmen möchte: „Net-Zero Energy Homes“. Ich schaue mir die Kennungen an. Dieser Artikel hat eine ISBN und eine ISSSN. Das lässt mich skeptisch werden, da Artikel normalerweise in Zeitschriften erscheinen. Die ISBN ist eine Standard-Nummer für Bücher. Zeitschriften haben aber üblicher Weise eine ISSN (International Standard Serial Number) und keine ISBN. Hier gibt es beide Nummern. Ich versuche es trotzdem mit dem Picker und warte ab, was passiert. Nun schaue in das Projekt. Jetzt wundere ich mich. Da stehen ganz andere Angaben als ich erwartet hätte. Der Titel ist anders, es sind keine Autoren angegeben, als Dokumenttyp ist „Buch (Monographie)“ angegeben. Das liegt daran, dass der Artikel Teil einer Konferenz war. Betätigen Sie den Picker hinter der ISBN, laden Sie nur die Daten zur Konferenz, nicht aber zu dem Artikel. Ich lösche die Aufnahme in Citavi wieder.

Die Lösung: Ich schaue, ob der Anbieter, von dem ich den Volltext erhalte, bibliographische Daten anbietet. Ich klicke im Katalog bei „Online Ansehen“ auf den Link und gelange in diesem Fall zu einer Datenbank, der ASP. Hier wird mir eine Exportfunktion angeboten. Über diese Funktion kann ich die bibliographischen Daten nach Citavi exportieren. Nun sieht die Titelaufnahme im Projekt gut aus. Die exportierten Daten zum Artikel sind korrekt, der Dokumenttyp stimmt, die Autoren und der Titel sind vollständig angegeben. Die Besonderheit an diesem Artikel ist Folgende: Der Artikel war einmal Teil einer Konferenz. Diese regelmäßig stattfindende Konferenz ist als Reihe erschienen. Somit ist auch der Artikel in einem Band dieser Reihe erschienen. Diese Reihe heißt „ASHRAE Transactions“ und hat eine ISSN. Sie wird somit als Zeitschrift aufgefasst und der Artikel wird als Zeitschriftenaufsatz behandelt. Das ist korrekt.

Websites

Hier befinde ich mich auf einer Website vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie mit einem Dossier zum Thema „Erneuerbare Energien“. Informationen, die ich in diesem Dossier finde, möchte ich gerne für mein Projekt verwenden und als Quelle für meine Arbeit benutzen.

Auch auf Websites können Sie den Citavi Picker nutzen. Tätigen Sie einen Rechtsklick in den Websitetext, es erscheint der Citavi Picker. Wählen Sie den Punkt „Website als Titel aufnehmen“.

Websites gelten in Citavi grundsätzlich als Dokumenttyp „Internetdokument“. Diesen Dokumenttyp verwenden Sie in der Regel nur für Websites. Finden Sie hingegen im Internet einen Zeitschriftenartikel, der in einer Online-Zeitschrift erschienen ist, wählen Sie „Zeitschriftenaufsatz“. Es ist egal, ob ein Buch oder eine Zeitschrift in elektronischer oder gedruckter Form vorliegt. Für Bücher wählen Sie immer den Dokumenttyp „Buch (Monographie)“ oder „Buch (Sammelwerk“), auch, wenn Sie es als Open-Access-E-Book im Internet gefunden haben. 

Bei Websites gilt: so viele Angaben ergänzen wie möglich, so viel ermitteln wie möglich. Was nicht ermittelbar ist, muss man freilassen.

Viele Angaben sind nicht übernommen worden, aber immerhin ein paar Angaben stehen schon in der Eingabemaske. Als Autor ist das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie angegeben. Als Titel ist „Erneuerbare Energien“ angegeben. In diesem Fall würde ich ergänzen, dass es sich um ein Dossier handelt. Angaben zur Quelle, die ich selbständig ermittelt habe, die also wie hier nicht im Titel auftauchen, muss ich in eckige Klammern setzen. Ich ergänze beim Titel: [Dossier]. Der Titel sollte immer so aussagekräftig wie möglich sein. Ich halte den Titel „Erneuerbare Energien“ für wenig aussagekräftig und ergänze daher, dass es sich um ein Dossier handelt. Üblicher Weise können Sie den Titel von Websites einfach übernehmen. Steht dort kein aussagekräftiger Titel, müssen Sie einen Titel fingieren, der in etwa den Inhalt beschreibt und ihn in eckige Klammern setzen.

Als Autor ist hier zwar eine Institution angegeben, häufig lässt sich bei Websitetexten jedoch kein Autor ermitteln. Zusätzlich muss ich immer eine verantwortliche Person oder Institution ermitteln, die sich für die Inhalte der Website verantwortlich zeichnet. Diese finden Sie mit einem Blick ins Impressum heraus. Das Impressum finden Sie in der Regel im Footer einer Website. Man sieht in diesem Fall: gesamtverantwortlich für die Website ist das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. Der Eintrag erfolgt im Feld „Institution“. Bei „Autor“ setze ich dieselbe Namensform ein, damit beide einheitlich sind.

Ein Erscheinungsort muss angegeben werden. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat seinen Sitz in Berlin. Dies ist der Erscheinungsort.

Die Adresse der Website wurde von Citavi automatisch übernommen.

Die nächsten wichtigen Angaben sind das Aktualisierungsdatum der Website und das Prüfdatum. Wenn Sie kein Aktualisierungsdatum ermitteln können, können Sie diese Zeile freilassen. „Zuletzt geprüft“ bedeutet: dies ist das Datum, an dem Sie selbst die Website zum letzten Mal angeschaut haben, also das Datum, an dem Sie diese Website geprüft haben. Von Citavi wird automatisch das Datum eingetragen, an dem die bibliographischen Daten geladen worden sind. Schauen Sie sich die Website bei Verwendung Ihrer Quelle in Ihrer Arbeit also nochmals an und ändern Sie das Datum entsprechend.

Die bibliographischen Angaben im Vorschaufenster für den Vollbeleg sehen nun gut aus.

Wenn Sie im Impressum eine verantwortliche Person für die Website finden, tragen Sie diese Person bei „Herausgeber“ ein. Ist es eine Institution, tragen Sie diese im Feld „Institution ein“. Es gibt Zitationsstile, die das Feld „Institution“ nicht berücksichtigen. Sollte Ihnen so etwas einmal auffallen in der Vorschau für den Vollbeleg, dann tragen Sie die Institution einfach in das Feld „Herausgeber“ ein.

Sie können auch den Inhalt der Website in der Vorschau anzeigen lassen und können direkt über die Vorschau-Funktion aus dem Text heraus Zitate anlegen. Wie das funktioniert, zeige ich in einem anderen Screencast.

Hochschulschriften

Mit diesem Dokumenttyp sind z.B. Abschlussarbeiten wie Bachelor- und Masterarbeiten gemeint und Dissertationen oder Habilitationsschriften.

Bitte vergewissern Sie sich bei diesem Dokumenttyp über die Zitierwürdigkeit Ihrer Quelle. Als zitierwürdig gelten in den meisten Fachbereichen eigentlich nur Dissertationen und Habilitationsschriften, da für diese akademischen Grade Veröffentlichungspflicht gilt und da man bei der Verleihung solch hoher akademischen Grade eigentlich davon ausgeht, dass die Qualität stimmt. Studentische Graduiertenarbeiten wie Bachelor- und Masterarbeiten oder Diplomarbeiten gelten hingegen nicht als zitierwürdig. Sie sind nicht veröffentlichungspflichtig und hinsichtlich der Qualität besteht auch teilweise Unsicherheit. Sollten Sie Informationen aus studentischen Abschlussarbeiten unbedingt benötigen, z.B. weil darin Erkenntnisse enthalten sind, die aus keiner anderen Quelle beschaffbar sind, dann sprechen Sie mit Ihren betreuenden Professoren und Professorinnen darüber und begründen Sie die Wahl Ihrer Quelle in Ihrer Arbeit.

Ich recherchiere gerade in Qucosa. Dies ist der sächsische Dokumentenserver. Dort finden Sie zahlreiche Dokumente von sächsischen Hochschulen und Forschungseinrichtungen, z.B. Dissertationen, Abschlussarbeiten, Konferenzbeiträge, Forschungsberichte und Ähnliches.

Ich habe eine interessante Dissertation gefunden, die ich gerne als Titel in mein Projekt aufnehmen möchte: „Untersuchungen zum dynamischen Verhalten schwimmender Offshoregründungen“. Ich sehe zunächst kein Picker-Symbol. Allerdings bemerke ich, dass der Picker oben im Browser etwas tut. Der Picker bemerkt also, dass es sich hier um bibliographische Daten handelt. Ich kann ihn einfach betätigen und auf „übernehmen“ gehen. Nun muss ich die Daten wieder in Citavi prüfen. Der Dokumenttyp stimmt nicht. Es ist „Buch (Monographie)“ angegeben. Den Dokumenttyp ändere ich über den blauen Link zu „Hochschulschrift“. Beim Autor fehlt ein Komma. Der Titel ist vollständig. Nun muss ich noch einige Pflichtangaben zu diesem speziellen Dokumenttyp tätigen. Unbedingt anzugeben sind:

• Art der Schrift
• Name der Hochschule
• Hochschulort
• Institut ist eigentlich optional, es hat sich aber allgemein etabliert, diese Angabe zu tätigen.

Die Art der Schrift ist „Dissertation“, der Hochschulort ist Freiberg, die Hochschule ist die Technische Universität Bergakademie Freiberg, bei Institut trage ich die Fakultät ein: Fakultät für Geowissenschaften, Geotechnik und Bergbau. Die Betreuer-Angabe ist optional. Wichtig ist noch das Datum der Dissertation, die Jahreszahl ist in der Regel ausreichend.

Diese Dissertation ist frei zugänglich, also Open Access, über Qucosa. Der Citavi Picker hat automatisch die PFD-Datei in die Vorschau geladen.

Der Dokumenttyp „Hochschulschrift“ ist sinnvoll, wenn die Arbeit nicht in einem Verlag veröffentlicht wurde, sondern z.B. über den Publikationsserver einer Universität. Wenn die Arbeit jedoch als Buch in einem Verlag erschienen ist mit ISBN, wählen Sie den Dokumenttyp „Buch (Monographie)“.

Text- und Bildzitate anlegen

Wörtliche Zitate

Mit Citavi kann ich sehr leicht Zitate direkt aus den PDF-Texten meiner Quelle herausziehen. Ich wähle in der Vorschauspalte einfach die entsprechende Stelle, die ich zitieren möchte und markiere den Text, den ich als wörtliches Zitat in das Dokument meiner Arbeit übernehmen möchte. Dann erscheint in der Vorschauspalte eine Werkzeugleiste. Wählen Sie dort aus „Wörtliches Zitat“. Dann öffnet sich in der Bearbeitungsspalte der Tab „Zitate, Kommentare“.

Das übernommene Zitat können Sie bearbeiten, wenn Sie dies möchten. Der blaue Pfeil oben rechts neben dem Zitat in der Bearbeitungsspalte öffnet den Editor zum Bearbeiten des Zitats. Der Editor ist hilfreich, wenn man die Darstellung des Zitats noch verbessern möchte, z.B. überflüssige Leerzeichen, Spalten und Sonderzeichen entfernen oder falsch übernommene Zeichen korrigieren. Das kann passieren, wenn die Qualität der PDF-Datei schlecht ist.

Die „Kernaussage“ des Zitats kann ich selbst frei vergeben. Sie ist nur für mich wichtig, um bei vielen Zitaten den Überblick zu behalten und kurz und knackig in einer Überschrift sehen zu können: Worum ging es in diesem Zitat? Im eigentlichen Word-Dokument meiner Arbeit wird die Kernaussage nicht übernommen. Üblicherweise übernimmt Citavi den Beginn des ersten Satzes als Kernaussage. Ich lasse das so stehen.

Ein wörtliches Zitat muss immer in Anführungszeichen stehen. Man sollte den Text des Zitats vollständig markieren und in Anführungszeichen setzen. Wählen Sie die Tastenkombination Strg+A und klicken Sie die tief- und hochgestellten Anführungszeichen an. Der ganze Text des Zitats wird in „“ gesetzt. Das ist wichtig für korrekte Übernahme des wörtlichen Zitats in Word.

Zuletzt sollten Sie die Seitenangabe „Seiten von – bis“ überprüfen, denn manchmal fehlt sie.

Wenn Sie mit dem formalen Erscheinungsbild des Zitattextes zufrieden sind, gehen Sie auf „ok“.

Bildzitate

Ebenso einfach wie wörtliche Textpassagen, kann ich auch Abbildungen mit Citavi zitieren.

In der Vorschauspalte in der Werkzeugleiste finden Sie das Werkzeug „Bildauswahl“. Ziehen Sie damit einen Rahmen um die Abbildung, die Sie in Ihre eigene Arbeit übernehmen möchten. Betätigen Sie die Schaltfläche „Bildzitat“, die nun in der Werkezugleiste erscheint.

In das Feld „Legende“ tragen Sie die Abbildungsbeschriftung ein. Ich wähle in diesem Fall die Beschriftung, die auch in der Originalquelle steht: „Gesamtsystem mit Rückwirkungen auf die Zivilisation“. In Word wird die Legende automatisch als Abbildungsbeschriftung formatiert und unter das Bild gesetzt.

Kontrollieren Sie auch bei Bildzitaten die Seitenzahl und wählen Sie dann „ok“, wenn alle Angaben korrekt sind.

Weitere Werkzeuge

Über die Werkzeugleiste in der Vorschauspalte können Sie auch Markierungen in den PDF-Dateien setzen. Sie können den Text in der PDF-Datei auch kommentieren. Markieren Sie dazu die entsprechende Textpassage in der PDF-Vorschau und wählen Sie die Funktion „Kommentar“ in der Werkzeugleiste. Dann können Sie Ihre eigenen Gedankengänge zu Textstellen festhalten. Später können Sie auch diese selbst formulierten Gedankengänge und Textbausteine in Ihr Word-Dokument übertragen lassen.

Abbildungen von Websites zitieren

Bildzitate von Websites funktionieren etwas anders, jedoch genauso einfach.

In der Vorschauspalte habe ich eine Website geladen und möchte gerne eine Abbildung von dieser Website in meine eigene Arbeit übernehmen. Bildzitate mittels Werkzeugleiste in der Citavi-Vorschauspalte funktionieren nur bei PDF-Dateien.

Rufen Sie die Website in Ihrem Browser auf. Scrollen Sie bis zur gewünschten Abbildung. Machen Sie einen Rechtsklick auf die Grafik bzw. Abbildung, die Sie zitieren möchten. Es erscheint der Citavi Picker. Wählen Sie den Punkt „Markierung übernehmen als Bild-Zitat“. Das Bildzitat-Fenster öffnet sich. Tragen Sie bei „Legende“ die Abbildungsbeschriftung ein und wählen Sie „ok“. Das Bildzitat erscheint im Projekt bei der als Titel aufgenommenen Website im Tab „Zitate, Kommentare“.

Wo finde ich meine Zitate?

Meine Zitate finde ich im Modul Literatur immer beim jeweiligen Titel in der Bearbeitungsspalte im Tab „Zitate, Kommentare“.

Zitate gelten in Citavi als „Wissenselemente“. Weitere Wissenselemente sind z.B. Kommentare oder Gedanken. In übersichtlicher Form finde ich meine Wissenselemente auch im Modul Wissen in der Bearbeitungsspalte. Dort sind alle Wissenselemente, auch meine Zitate, in einer Liste alphabetisch nach Kernaussage bzw. Beschriftung geordnet.

Meine Arbeit in Citavi gliedern und strukturieren

Im Modul „Wissen“ haben Sie die Möglichkeit, Ihre Wissenselemente zu verwalten und die Gliederung Ihrer Arbeit in Form eines Kategorienschemas anzulegen.

Die Arbeit in Kategorien gliedern

Das Kategorienschema für die Gliederung Ihrer Arbeit in Kapitel und Unterkapitel erstellen Sie in der Navigationsspalte. Tätigen Sie einen Rechtsklick in die Navigationsspalte. Wählen Sie „Neue Kategorie“ und vergeben Sie einen Namen für den Gliederungspunkt und drücken Sie die Enter-Taste. Vergeben Sie keine Nummerierung, diese wird von Citavi automatisch vergeben. Ich erstelle weitere Gliederungspunkte über Rechtsklick – „Neue Kategorie“: 1. Einleitung, 2. Windenergie, 3. Solarenergie 4. Geothermie 5. Zusammenfassung. Zu jeder Kategorie können Sie Subkategorien für die Unterkapitel Ihrer Arbeit anlegen. Machen Sie einen Rechtsklick auf die erstellte Kategorie, die Sie weiter untergliedern wollen. Wählen Sie „Neue Subkategorie“ und vergeben Sie einen Namen. Für die nächste Subkategorie tätigen Sie wieder einen Rechtsklick auf die übergeordnete Kategorie. Ich erstelle die Subkategorien bei Kategorie 3. Solarenergie:  3.1 Entwicklung, 3.2 Gegenwärtiger Stand, 3.3 Ausblick. Innerhalb einer Subkategorie können weitere Subkategorien erstellt werden, über einen Rechtsklick auf die jeweilige Subkategorie – „Neue Subkategorie“. Es sind beliebig viele Ebenen erstellbar.

Möchten Sie eine Kategorie löschen, machen Sie einen Rechtsklick auf die jeweilige Kategorie und gehen Sie auf „löschen“.

Sollten Sie Ihre Gliederung nochmals umstrukturieren wollen, können Sie Änderungen mit den blauen Pfeilen vornehmen. Klicken Sie die Kategorie an und verschieben Sie die Kategorie mit den blauen Pfeilen nach oben oder unten. Sie können die Gliederungspunkte verschieben und sie auch höher oder tiefer stufen, z.B. wenn Sie aus einem Unterkapitel lieber ein eigenständiges Kapitel machen möchten.

Zitate u.a. Wissenselemente in die Gliederung einordnen

Nun haben Sie die Möglichkeit, Ihre Wissenselemente den Gliederungspunkten Ihrer Arbeit zuzuweisen. Mit einem Klick auf „Alle“ in der Navigationsspalte, sehen Sie alle Wissenselemente in der Bearbeitungsspalte. Wenn Sie hier ein Zitat anklicken, sehen Sie in der Vorschau-Spalte, wie die Quelle, aus der das Zitat stammt, im Literaturverzeichnis aufgeführt wird (in blau).

Aus der Bearbeitungsspalte können Sie, wenn Sie die Maustaste gedrückt halten, das Zitat zur gewünschten Kategorie ziehen - einfach per Drag and Drop. Hinter der jeweiligen Kategorie erscheint nun eine Ziffer. Sie zeigt an, wie viele Wissenselemente der Kategorie zugeordnet sind. Klickt man die Kategorie an, werden nur die Wissenselemente angezeigt, die der jeweiligen Kategorie zugeordnet sind. So können Sie Ihre Arbeit vorstrukturieren und im Überblick behalten, welche Zitate Sie in welchem Kapitel Ihrer Arbeit verwenden wollen. Mehrfachzuordnungen sind übrigens möglich. Sie können also ein Wissenselement in mehrere Kategorien einordnen.

Möchten Sie alle Wissenselemente sehen, klicken Sie wieder auf „Alle“ in der Navigationsspalte. Wissenselemente, die Sie noch nicht einer Kategorie zugewiesen haben, sehen Sie bei „Ohne Kategorie“.

Möchten Sie Wissenselemente aus den Kategorien wieder entfernen, gehe Sie so vor: Klicken Sie in der Navigationsspalte die Kategorie an, aus der Sie ein Wissenselement entfernen möchten. In der Bearbeitungsspalte machen Sie einen Rechtsklick auf das Wissenselement und wählen „Kategorie beim markierten Wissenselement entfernen“.

Haben Sie das Wissenselement mehreren Kategorien zugewiesen, sehen Sie diese Kategorien über folgenden Weg: In der Bearbeitungsspalte machen Sie einen Rechtsklick auf das Wissenselement und wählen Sie „Kategorien zuweisen“. Hier sehen Sie die zugewiesenen Kategorien und können dort dem Wissenselement weitere Kategorien hinzufügen oder sie bei Bedarf auch einzeln wieder entfernen, indem Sie einfach den Haken bei einer Kategorie setzen oder entfernen.

Wollen Sie ein Wissenselement vollständig löschen, machen Sie einen Rechtsklick darauf und wählen das rote Kreuz „löschen“. Ebenso verfahren Sie mit Kategorien, die Sie löschen möchten.

Wissenselemente lassen sich bei Bedarf über den Papierkorb wiederherstellen, über „Datei“ – „dieses Projekt“ – „Papierkorb“. Sie haben 30 Tage dafür Zeit. Im Papierkorb sehen Sie ihre gelöschten Wissenselemente. Klicken Sie das gewünschte Wissenselement an und gehen Sie auf „Wiederherstellen“. Sie gelangen dann zunächst in das Modul „Literatur“. Wenn Sie zum Modul „Wissen“ gehen, und in der Navigationsspalte auf „Alle“ klicken, sehen Sie das wiederhergestellte Wissenselement wieder in der Liste.

Quellen in die Gliederung einordnen

Auch Ihre Quellen, die Sie als Titel in Citavi angelegt haben, können Sie den Kategorien zuweisen.

Im Modul „Literatur“ wählen Sie die Schaltfläche „Kategorien als Spalte einblenden“.

Nun können Sie Ihre Bücher, Beiträge etc. den Kategorien zuweisen. Ziehen Sie den jeweiligen Titel in die gewünschte Kategorie. Auch hier erscheint nun eine Nummer hinter der Kategorie. Klicken Sie auf die Kategorie, sehen Sie die Quellen, die der Kategorie zugeordnet sind. So behalten Sie genau im Blick, welche Quellen Sie für die einzelnen Teile Ihrer Arbeit brauchen, denn häufig braucht man bestimmte Quellen gar nicht für die ganze Arbeit, sondern nur für einzelne Kapitel einer Arbeit.

Gliederung in ein Word-Dokument exportieren

Ihr Kategorienschema können Sie auch in ein Word-Dokument exportieren. Tätigen Sie einfach einen Rechtsklick auf eine beliebige Kategorie, egal in welchem Modul, wählen Sie „Kategoriensystem Exportieren“ und „Nach Word“.

Wählen Sie den Speicherort für Ihr Word-Dokument aus und vergeben Sie einen Namen für das Dokument und klicken Sie auf „Speichern“. Ich nenne das Dokument „Erneuerbare Energie“.

Dann öffnet sich Word automatisch. Nun sehen Sie Ihr Kategorienschema fertig formatiert mit Überschriften-Formatvorlagen. Dies ist praktisch, wenn Sie von Word automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen lassen möchten, über „Verweise“ – „Inhaltsverzeichnis“. Dann wird die als Überschriften formatierte Gliederung in das Inhaltsverzeichnis übernommen.

Arbeiten mit dem Word-Add-In

Gliederung, Titel und Wissenselemente in ein Word-Dokument übertragen

Es gibt verschiedene Wege, Ihre Gliederung, Quellen und Wissenselemente in das Word-Dokument Ihrer Arbeit zu übertragen.

Variante 1 – Aus Citavi nach Word exportieren

Tätigen Sie einfach einen Rechtsklick auf eine beliebige Kategorie. Wählen Sie „Kategoriensystem Exportieren“ – „Nach Word“. Wählen Sie den Ordner aus, in dem das Word-Dokument abgelegt werden soll und vergeben Sie einen Namen für das Dokument. Word öffnet sich dann automatisch. Nun sehen Sie Ihre Gliederung vorformatiert in Überschriftenformaten.

Nun müssen Sie das Dokument mit Ihrem Citavi-Projekt verknüpfen. Wenn das Word-Add-In aktiv ist, sehen Sie in der oberen Menüzeile einen Citavi-Tab. Dort finden Sie den Aufgabenbereich. Über den Aufgabenbereich können Sie Ihr Projekt mit Ihrem Dokument verknüpfen. Ihr offenes Projekt wird Ihnen hier schon vorgeschlagen.

Im Word-Add-In sieht das Menü ähnlich aus, wie in Citavi. Sie finden hier einen Titel-Tab. In dem Titel-Tab sehen Sie Ihre Kategorien aus dem Kategorienschema, das Sie in Citavi angelegt haben. Den jeweiligen Kategorien sind die entsprechenden Quellen zugeordnet. Im Tab „Wissen“ finden Sie Ihre angelegten Wissenselemente. Auch die Wissenselemente sind den entsprechenden Kategorien zugeordnet.

Variante 2 – In Word aus Citavi importieren

Sie öffnen zuerst Ihr Word-Dokument und verknüpfen dann Ihr Dokument über den Aufgabenbereich mit Ihrem Citavi-Projekt, wie schon gezeigt. Sie können auch mehrere verschiedene Dokumente mit demselben Projekt verknüpfen.

Machen Sie einen Rechtsklick auf eine beliebige Kategorie und gehen Sie auf „Kategorien und Wissenselemente einfügen“. Die Texte der Wissenselemente, etwa die wörtlichen Zitattexte, sollen eingeschlossen werden. Wir empfehlen, den Haken bei „Kernaussage der Wissenselemente einschließen“ nicht zu setzen. Wählen Sie dann „Alle Kategorien“. Diese Funktion fügt die Kategorien als Überschriften formatiert ein, allerdings ohne Nummerierung. In die jeweilige Kategorie, also den Gliederungspunkt der Arbeit, werden sofort die zugehörigen Zitate mit Belegen eingefügt. Außerdem wird automatisch ein Literaturverzeichnis erstellt, mit den Quellen, aus denen Sie schon Zitate verwendet haben.

Variante 3 - Arbeiten ohne Kategorienschema

Sie können aber auch gänzlich ohne Kategorienschema arbeiten. Sie müssen nicht zwangsläufig in Citavi Ihre Arbeit schon vorgliedern und strukturieren. Je nachdem, was für ein Schreibtyp Sie sind. Sie können das Dokument Ihrer Arbeit öffnen und über den Citavi-Tab und den Aufgabenbereich mit Ihrem Projekt verknüpfen.

Sie können einfach in einem Citavi-Projekt Quellen als Titel aufnehmen und Zitate und andere Wissenselemente anlegen, ohne im Anschluss ein Kategorienschema zu erstellen. Ich habe einmal in Citavi ein Projekt vorbereitet, in dem ich kein Kategorienschema angelegt habe. Wenn Sie kein Kategorienschema angelegt haben, werden die Quellen in Word im Titel-Tab einfach in einer Liste angezeigt, alphabetisch sortiert nach Titel oder Verfasser. Im Tab „Wissen“ werden Ihre Wissenselemente in einer Liste, alphabetisch geordnet nach Kernaussage oder Beschriftung, angezeigt.

Sie können einfach drauflosschreiben und Ihre Zitate und Quellenbelege einfügen, wo und wie es Ihnen beliebt, ohne, dass Sie diese vorher einer Kategorie zugeordnet haben.

Zitieren mit dem Word-Add-In

Ich befinde mich nun wieder in dem Dokument der Variante 1, habe also meine Gliederung aus Citavi nach Word exportiert. Wenn ich mein Dokument mit meinem Projekt verknüpft habe, kann ich nun anfangen, den Text meiner Arbeit zu schreiben und Zitate und Quellenbelege einzufügen.

Wörtliche Zitate

Wörtliche Zitate, auch direkte Zitate genannt, lassen sich mit dem Add-In schnell an die gewünschte Stelle im Dokument einfügen. Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle im Dokument. Machen Sie dann im Tab „Wissen“ einen Doppelklick auf das gewünschte wörtliche Zitat.

Das Zitat wird automatisch in Anführungszeichen in den Text eingefügt. Ebenso wird automatisch der Beleg für das Zitat erstellt, entweder als Kurznachweis im Fließtext, so wie hier, oder als Fußnote, je nach gewähltem Zitationsstil. Außerdem wird ein vollständiger Nachweis im Literaturverzeichnis erstellt.

Literaturverzeichnis

Das Literaturverzeichnis wird erst dann automatisch erstellt, sobald ein Titel wörtlich oder sinngemäß zitiert wird. Es wird mit jeder neuen Quelle, die hinzukommt, dynamisch aktualisiert.

In das Literaturverzeichnis werden nur die Quellen aufgenommen, die Sie auch tatsächlich in Ihrer Arbeit verwendet haben. Somit besteht nicht die Gefahr, dass im Literaturverzeichnis Quellen auftauchen, auf die im Text der Arbeit gar kein Bezug genommen wird.

Abbildungen zitieren

Bildzitate lassen sich ebenso einfügen. Auch bei Bildzitaten setzen Sie den Cursor einfach an die gewünschte Stelle im Text, an der die Abbildung eingefügt werden soll. Machen Sie im Tab „Wissen“ einen Doppelklick auf das Bildzitat und die Abbildung wird eingefügt. Es wird automatisch eine Abbildungsbeschriftung unter der Abbildung eingefügt, als Beschriftung formatiert und nummeriert. Auch hier wird der Kurznachweis zur Quelle automatisch eingefügt. Wenn Sie nun in das Literaturverzeichnis schauen, sehen Sie, dass eine neue Quelle hinzugekommen ist, alphabetisch an die richtige Stelle sortiert.

Indirektes Zitieren

Auch sinngemäß übernommene Inhalte und Informationen, die ich in eigenen Worten wiedergebe, müssen mit einer Quellenangabe belegt werden. Dies nennt man indirektes Zitieren oder auch Paraphrasieren.

Tippen Sie einfach Ihren Text ein und dann setzen Sie den Beleg für diese Information wie folgt: Im Aufgabenbereich im Tab „Titel“ machen Sie einen Rechtsklick auf den Titel, aus dem diese Information stammt. Wählen Sie „Mit Optionen einfügen“. Dann tragen Sie die Seitenzahl ein, von der Sie diese Information entnommen haben. Tragen Sie die Seitenzahl ohne Abkürzung ein, die entsprechende Abkürzung, S. für Seite oder p. für Page, wird im entsprechend gewählten Zitationsstil automatisch eingefügt.

In deutschen Zitierweisen ist es üblich, indirekte Zitate mit „vgl.“ einzuleiten, dies steht für „Vergleiche“. Bei „Präfix“ tragen Sie vgl. Leerzeichen ein. Bei Zitationsstilen, die Fußnoten setzen, wird Vgl. immer großgeschrieben, da es am Anfang der Fußnote steht. Klicken Sie auf „ok“. Nun wird an die entsprechende Stelle, an die Sie den Cursor gesetzt haben, der entsprechende Kurznachweis zur Quelle eingefügt und im Literaturverzeichnis kommt die neue Quelle hinzu.

Titel, die man keiner Kategorie zugeordnet hat, sind zunächst etwas versteckt. Im Titel-Tab finden Sie die kleine Überschrift „ohne Kategorie“. Daneben steht in meinem Fall eine 8, d.h., dass sich dahinter 8 Quellen verbergen, die ich keiner Kategorie zugeordnet habe. Daneben befindet sich ein kleiner weißer Pfeil. Wenn Sie den Pfeil anklicken, können Sie diese Quellen aufklappen. Dort stehen alle Titel, die Sie in Citavi angelegt, aber keiner Kategorie zugeordnet haben, alphabetisch geordnet nach Verfasser oder Titel.

Abschließende Formatierung

Mit dem Word Add-In werden mitunter Formatierungen vorgenommen, die nicht einer wissenschaftlichen Arbeitsweise entsprechen.

Literaturverzeichnisse sollten in der Regel keinen Gliederungspunkt erhalten, nur die Textteile der Arbeit, Einleitung – Hauptteil – Schlussteil, erhalten üblicher Weise Gliederungspunkte.

Bei Bildzitaten ist der Kurznachweis zur Quelle als Abbildungsbeschriftung formatiert. Das kann Probleme verursachen, wenn Sie sich von Word automatisiert ein Abbildungsverzeichnis erstellen lassen möchten, denn darin werden alle als Abbildungsbeschriftung formatierte Informationen übernommen, also auch der Nachweis zur Quelle. Dies ist jedoch unüblich. In ein Abbildungsverzeichnis gehören im Regelfall nur die Nummer, die Beschriftung und die Seitenzahl der Abbildung. Solche Formatierungen sollten Sie entsprechend ändern.

Schauen wir uns einmal an, wie die Formatierung aussehen würde, wenn man nichts ändern würde. Ich lasse mir automatisiert ein Abbildungsverzeichnis erstellen über „Verweise“ – „Abbildungsverzeichnis einfügen“. Man sieht, dass darin der Kurznachweis zur Quelle erscheint, der dort nicht hingehört.

Diese Formatierungen sollten erst zum Schluss vorgenommen werden, beim Erstellen der finalen, abgabefertigen Fassung der Arbeit. Dazu müssen alle Citavi-Felder im Dokument in Text umgewandelt werden. Das Literaturverzeichnis ist solch ein Citavi-Feld, ebenso die Kurznachweise. Bspw. immer, wenn eine neue Quelle hinzukommt, wird das Citavi-Feld „Literaturverzeichnis“ dynamisch aktualisiert. Wenn Sie die Citavi-Felder nicht in Text umwandeln, kann es passieren, das vorgenommene Formatierungsänderungen in diesem Feld bei der nächsten Aktualisierung wieder verschwinden.

Wenn Sie möchten, dass Ihre Änderungen erhalten bleiben, gehen Sie wie folgt vor: Im Citavi-Tab in der oberen Menüzeile finden Sie einen Punkt „umwandeln“. Wählen Sie dort „Citavi-Felder in Text umwandeln“. Nun wird ein neues Dokument erstellt. Vergeben Sie einen Namen und benennen Sie es nach Möglichkeit anders als Ihr Dokument mit Citavi-Feldern, z.B. „Final Version“. Falls im Nachhinein doch noch eine Quelle hinzukommen sollte o.Ä., haben Sie noch das Dokument mit Citavi-Feldern, in dem Sie an der Zitation noch etwas ändern können. Gehen Sie auf „Speichern“ und Ihr neues Dokument öffnet sich. Darin erscheinen nun das Literaturverzeichnis, die Abbildungsbeschriftung und andere Felder nicht mehr als Feld, sondern als normaler Text. Nun können Sie die gewünschten Formatierungsänderungen vornehmen.

Den Kurznachweis der Quelle aus der Abbildungsbeschriftung entfernen Sie wie folgt: Lassen Sie die Absatzmarken anzeigen. Setzen Sie dann den Cursor hinter den Titel der Abbildung. Drücken Sie die Enter-Taste. Der Kurznachweis rutscht in neue Zeile. Setzen Sie den Cursor dann wieder hinter den Titel der Abbildung. Drücken Sie die Tastenkombination Strg. + Alt + Enter. Der Kurznachweis rutscht wieder hoch und ist normaler Text. Wenn Sie sich jetzt ein Abbildungsverzeichnis erstellen lassen, stehen dort nur noch der Titel der Abbildung, die Abbildungsnummerierung und die Seitenzahl, auf der die Abbildung im Text zu finden ist.

Sollte in der Abbildungsbeschriftung einmal statt „Abbildung“ die Bezeichnung „Figure“ stehen, dann liegt das Problem nicht beim Citavi Add-In, sondern wird durch Word verursacht. Sie können die Beschriftung ändern, indem Sie auf „Verweise“ gehen, dann auf „Beschriftung einfügen“ und dort ändern Sie die Bezeichnung von „Figure“ zu „Abbildung“. Wenn es die Bezeichnung „Abbildung“ dort nicht gibt, dann vergeben Sie diese Bezeichnung neu über „Neue Bezeichnung“.

Passenden Zitationsstil finden und einstellen

Manchmal wird einem die Wahl des Zitationsstils freigestellt. Oft gibt es jedoch je nach Fachbereich und Studiengang oder Vorlieben des Betreuers der Arbeit spezifische Anforderungen an den Zitationsstil.

Zitationsstil in Citavi festlegen

Es ist empfehlenswert, den Zitationsstil schon in Citavi festzulegen – vor dem eigentlichen Schreiben der Arbeit in Word.

Zitationsstile können Sie ansehen und wechseln über den Menüpunkt „Zitation“ – „Zitationsstile“ – „Zitationsstil wechseln“. Voreingestellt ist immer der Citavi-Basis-Stil. Dieser Stil setzt den Kurznachweis zur Quelle im Fließtext nach Autor-Jahr-System. Dieser Stil ist sehr ausführlich, z.B. werden Vornamen im Literaturverzeichnis ausgeschrieben.

Oben sieht man, wie die Zitation im Text aussieht und es folgen Beispiele für den Vollbeleg im Literaturverzeichnis für die Dokumenttypen „Zeitschriftenaufsatz“, „Beitrag in Sammelwerk“ und „Buch (Monographie)“.
Falls Ihr Professor sagt: „Zitieren Sie nach der Harvard-Methode“, ist der Basisstil vollkommen angemessen, da auch die Harvard-Methode Kurznachweise im Fließtext nach Autor-Jahr-System setzt.

Zitationsstile finden über die Schnellsuche

Eine Möglichkeit, nach einem geeigneten Zitationsstil zu suchen, ist die „Schnellsuche“ – einfach über „Stil Suchen“ zu finden.

Wenn man den Zitationsstil schon kennt, der z.B. vom Professor oder der Professorin vorgegeben wurde, kann man im Feld „Name“ einfach den Namen des Stils oder Teile des Namens eingeben, z.B. „bibliothekarischer Stil“. Dann wird der passende Stil vorgeschlagen. Wenn Sie ihn anklicken, sehen Sie Beispiele für verschiedene Dokumenttypen und wenn der Stil zusagt, gehen Sie auf „Hinzufügen“ und „ok“. Öffnet man danach Word zum ersten Mal, ist der gewählte Stil automatisch voreingestellt.

In der Schnellsuche lassen sich weitere Stile finden. Es gibt verschiedene Zitiersysteme, in Citavi auch „Zitiermethode“ genannt.

Nummerisches Zitiersystem

Die Studiengänge Bauwesen, ebenso technische Studiengänge wie Elektrotechnik und Informatik, brauchen in der Regel Stile, die Referenznummern setzen. Hierzu wählen Sie in der Schnellsuche „Zitiermethode: im Text Nummer“.

Zitierstile mit Referenznummern bedeuten, dass die Quellen im Literaturverzeichnis nach Nummern sortiert werden. Die Nummerierung erfolgt nach Reihenfolge der Referenzierung auf die Quellen im Text. D.h. im Literaturverzeichnis werden die Quellen nicht alphabetisch, sondern nach Reihenfolge der Zitierung im Text sortiert. Wenn z.B. auf den Autor Unger als Quelle im Text zuerst Bezug genommen wird und danach auf erst den Autor Geitmann, dann wird auch im Literaturverzeichnis erst Unger mit entsprechend niedrigerer Nummer aufgeführt und danach folgt erst Geitmann. Im Fließtext wird als Quellennachweis nur die Nummer der Quelle und die Seitenzahl angegeben. Der Vollständige Nachweis der Quelle mit allen Angaben erscheint erst im Literaturverzeichnis.

In der Schnellsuche können Sie nach solchen Stilen wie folgt suchen: „Zitiermethode: Im Text Nummer“ – „Sprache: deutsch“ – „Fachgebiet: Allgemein“.
Hier finden Sie z.B. die gängigen Stile „DIN 1505 Teil 2 mit Referenznummer“ oder „DIN ISO 690 (Numbers)“. Wird das Zitieren nach DIN vom Professor schon vorgegeben, können Sie auch im Feld „Name“ direkt nach „DIN“ suchen.

Der Stil „DIN 1505 Teil 2 mit Referenznummer“ gibt die Seitenzahl hinter der Referenznummer außerhalb der Klammer an und schreibt Vornamen im Literaturverzeichnis aus.

„DIN ISO 690 (Numbers)“ gibt die Seitenzahl hinter der Referenznummer in der Klammer an, schreibt Vornamen im Literaturverzeichnis allerdings nicht aus.

Für Elektrotechnik und andere technische Studiengänge können Sie in der Schnellsuche „Fachgebiet: Angewandte Wissenschaften und Technik“ angeben. Speziell für die Elektrotechnik gibt es hier den Stil „IEEE editorial German“. Bei diesem Stil steht die Referenznummer in eckigen Klammern, ebenso wie die Seitenzahl. Der Stil schreibt Vornamen im Literaturverzeichnis aber nicht aus.

Autor-Jahr-System

Sie Stile Harvard und APA setzen Kurznachweise im Fließtext nach Autor-Jahr-System.
Sie können hier z.B. nach „Harvard“ suchen – „Alle Zitiermethoden“ – „Sprache Deutsch“. Die Sprache Deutsch bedeutet, dass Abkürzungen in deutscher Sprache verwendet werden, z.B. S. für Seite. Ein englischsprachiger Stil enthält Abkürzungen wie p. für page. Harvard wird gängiger Weise für Naturwissenschaften verwendet, ein sehr ausführlicher Stil ist z.B. „Theisen 17th Ed. (Harvard-Style)“. Dieser Stil, schreibt Vornamen im Literaturverzeichnis aus und kürzt sie nicht ab.

Der APA-Stil ist ein anerkannter Stil für Sozialwissenschaften. Es gibt ihn in deutscher und englischer Variante. Dieser Stil schreibt aber Vornamen im Literaturverzeichnis nicht aus. Wenn Vornamen ausgeschrieben werden sollen, wären eher der Citavi-Basis-Stil oder Theisen Harvard geeignet.

Zitiersystem mit Fußnoten

Manchmal wird auch das Zitiersystem mit Fußnoten gefordert. Dazu eignen sich z.B. alle Stile, die „Chicago Notes“ oder „Chicago Footnotes“ im Namen enthalten. Suchen Sie im Feld „Name“ nach „Chicago“ und lassen „Sprache: Deutsch“ eingestellt. Sie finden verschiedene Stile. „Notes“ im Namen bedeutet immer, dass der Stil Fußnoten setzt. Auch hier findet man verschiedene Theisen-Stile, z.B. „Theisen (Chicago-Style)“. Diesen Stil wähle ich aus und füge ihn hinzu. Dann erscheint er, wie der vorher hinzugefügte „bibliothekarische Stil“ in der Liste, ist schon ausgewählt und wenn man auf „ok“ klickt, ist er beim Öffnen des Word-Dokuments voreingestellt.

Stile, die ebd. verwenden

Suchen Sie einen Zitationsstil, der bei Referenzierung derselben Quelle hintereinander die Abkürzung ebd. verwendet, anstatt den Kurznachweis nochmals auszuschreiben, tippen Sie in die Schnellsuche bei Name die Abkürzung „ebd.“ ein. Hier können Sie weitere Kriterien festlegen z.B. „Zitiermethode: in Fußnote Autor-Jahr“, „Sprache: Deutsch“ und dann werden nur Stile vorgeschlagen, die diese Kriterien erfüllen.

Die Verwendung der Abkürzung ebd. für ebenda ist eigentlich nur üblich in Stilen mit Fußnoten. Bei Stilen mit Kurznachweisen im Fließtext ist diese Abkürzung eher unüblich, da die Zuordnung zur vorherigen Quelle schwerfällt, da Quellenangaben nicht wie in Fußnoten übersichtlich untereinander dargestellt sind, sondern, da zwischen den beiden Quellenangaben entsprechend viel Text stehen kann.

Zitationsstile finden über die Erweiterte Suche

Mehr Möglichkeiten, einen passenden Zitierstil entsprechend vorgegebener Kriterien zu wählen, bietet die Erweiterte Suche – über „Stil suchen“ – „Erweiterte Suche“.

Hier haben Sie die Möglichkeit, viele verschiedene Kriterien für Ihren Stil festzulegen. Z.B. „Sprache des Stils: Deutsch“ – Wo erscheinen die Quellennachweise? in Fußnoten und im Literaturverzeichnis“ – „In welcher Reihenfolge erscheinen Vor- und Nachnamen?“ In deutschen Zitierweisen ist eher die invertierte Form üblich: zuerst Nachname dann Vorname. – „Wie werden die Nachnamen hervorgehoben? kursiv“ – „In welcher Form erscheinen die Vornamen? ausgeschrieben“ Je mehr Kriterien man vorgibt, umso kürzer wird die Liste der vorgeschlagenen Zitationsstile, die diese Kriterien erfüllen. Auch hier können Sie wieder verschiedene Stile durchklicken, eine Vorschau anzeigen lassen und den passenden Stil auswählen.

Zitationsstil im Worddokument wechseln

Haben Sie einmal vergessen, den passenden Zitationsstil einzustellen und bereits angefangen, Ihre Arbeit in Word zu schreiben, lässt sich der Zitationsstil auch im Word-Dokument noch ändern: über den Tab „Citavi“ – das Feld „Zitationsstil“ und hier können Sie einen passenden Zitationsstil hinzufügen.
Wenn Sie den Namen schon kennen, können Sie über das Feld „Namen“ suchen. Auch hier können Sie einige Kriterien festlegen. Hier sind die Suchmöglichkeiten allerdings nicht so ausführlich und spezifisch wie in Citavi.

Hier sollten Sie aber auf keinen Fall zwischen Zitierstilen wechseln, die verschiedene Zitiersysteme verwenden, in Citavi auch „Zitiermethode“ genannt! Das heißt, Sie sollten beispielsweise nicht zwischen einem Stil wechseln, der Kurznachweise im Fließtext zur Quelle setzt und einem Stil, der Quellenbelege in Fußnoten setzt. Diesen Wechsel zwischen verschiedenen Zitiersystemen kann das Word-Add-In nicht umsetzen. Die Kurznachweise im Text werden nicht nachträglich in Fußnoten umgewandelt! Das Worddokument wäre dann inkonsistent.
Ich zeige dies kurz. Ich habe den Citavi Basis-Stil eingestellt, der Kurznachweise im Fließtext zu den Quellen setzt. Nun stelle ich um auf den Stil „Theisen Chicago-Style“. Das Literaturverzeichnis hat sich zwar geändert, die Autoren werden nun in kursiv geschrieben, aber der Kurznachweis im Fließtext bleibt. Wenn ich jetzt weiterschreibe und eine neue Quelle verwende, dann wird eine Fußnote gesetzt. Bei allen vorherigen Quellennachweisen bleibt jedoch der Kurznachweis im Fließtext. Ich müsste nun mühselig alle Quellenbelege händisch ändern. Daher ist es sinnvoll, den Zitationsstil, insofern man das Zitiersystem wechseln möchte, schon in Citavi vor dem eigentlichen Schreiben der Arbeit in Word festzulegen.

Wechseln Sie hingegen zwischen Stilen, die dasselbe Zitiersystem bzw. dieselbe Zitiermethode verwenden, kann das Add-In diese Änderung verarbeiten.
Zurück zur Ausgangssituation: Hier bin ich wieder in meinem Dokument, in dem ich den Citavi Basis-Stil benutzt habe. Wenn ich nun zu einem anderen Stil wechsele, der auch Kurznachweise im Fließtext nach dem Autor-Jahr-System verwendet, kann das Add-In diese Änderungen vornehmen. Ich wechsele nun zu „Theisen Harvard“ und sehe den Unterschied. Nun sind wieder die Namen der Autoren kursiv geschrieben, auch im Kurznachweis.

Picker nachträglich installieren in Firefox

Manchmal fehlt der Citavi Picker in Firefox. Das kann verschiedene Ursachen haben. Entweder der Citavi Picker wurde von Firefox nicht aktiviert oder der Citavi Picker ist gar nicht erst installiert worden. Das kann passieren, wenn Sie erst Citavi installieren und sich dann nachträglich einen Browser installieren. Bei der Installation von Citavi bemerkt das Programm, welche Browser und Schreibprogramme Sie installiert haben und wenn bspw. weder Chrome noch Firefox auf Ihrem Rechner installiert sind, dann werden diese Add-Ons von Citavi einfach nicht mitgeliefert.
Man sieht hier, dass ich kein Picker-Symbol hinter den ISBNs in meinem Browser habe, auch oben in der Menüzeile fehlt das Symbol. Das heißt, den Picker gibt es erstmal nicht. Den Picker muss ich mir nachträglich noch holen. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten.

Picker nachträglich in Firefox aktivieren

Ist der Picker in Firefox einfach nicht aktiviert worden, können Sie ihn dort nachträglich aktivieren. Sie gehen in Firefox in das Menü zu den Add-Ons und suchen dort nach dem Citavi Picker. Falls Sie eine ältere Firefox-Version haben, dürften Sie die Add-Ons im Menü bei „Einstellungen“ finden, dort finden Sie entweder „Erweiterungen“ oder direkt „Add-Ons“. Sie gelangen dann zu derselben Ansicht wie hier gezeigt. Sie suchen dann bei „Weitere Erweiterungen suchen“ nach „Citavi Picker“. Der Citavi Picker wird angezeigt. Klicken Sie ihn an und gehen Sie auf „Zu Firefox hinzufügen“- „hinzufügen“ – „ok“. Oben in der Menüzeile erscheint sofort das Picker-Symbol. Wenn Sie dann z.B. im Bibliothekskatalog die Ansicht über die Taste F5 aktualisieren, sehen Sie nun auch das Picker-Symbol hinter den ISBNs im Katalogeintrag. Der Picker ist aktiv. Manchmal kann es passieren, dass Sie den Browser zuerst schließen und wieder öffnen müssen, bis das Picker-Symbol erscheint.

Picker nachträglich in Windows installieren

Sollten Sie den Picker gar nicht erst in Firefox finden, ist der Picker einfach nicht mitinstalliert worden, vermutlich, weil Sie sich Firefox erst installiert haben, nachdem Sie schon Citavi installiert hatten. Dieses Problem beheben Sie wie folgt: Gehen Sie in die Systemsteuerung. Bei Windows10 ist dies ganz einfach. Sie klicken auf das Windowssymbol unten in der Taskleiste und fangen an, das Wort „Systemsteuerung“ einzutippen. Dann schlägt Windows die Systemsteuerung schon automatisch vor. Dort gehen Sie in „Programme und Features“. Dann müssten Sie in Ihrer Liste von installierten Programmen Citavi 6 finden. Klicken Sie Citavi 6 an und gehen Sie dann auf „ändern“ in der oberen Menüzeile. Dann gehen Sie auf „Next“ bzw. zu Deutsch „Weiter“ und dann haben Sie die Möglichkeit, entweder Citavi komplett neu zu installieren oder das Programm zu ändern, auf Englisch „Custom“. Wählen Sie „Custom“ / „Ändern und „Next“ und Sie bekommen dann alle Features angeboten, die Citavi normalerweise mitliefert. Hier steht dann auch der „Picker für Firefox“. Daneben befindet sich ein kleiner Pfeil. Klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie dann „Dieses Feature und alle Subfeatures werden auf der lokalen Festplatte installiert“, auf Englisch „This feature an all subfeatures will be installed on local hard drive“. Klicken Sie dann auf „Next“ und „Install“ und „Finish“. Der Picker wird dann nachträglich installiert.
Sollte Ihnen der Picker bei Programm „Ändern“ gar nicht angeboten werden, ist vermutlich bei der Installation von Citavi etwas grundlegend schiefgelaufen. Dann installieren Sie sich das Programm nochmals komplett neu.
Haben Sie den Picker nun nachträglich installiert, gehen Sie im Anschluss in Ihrem Browser die vormals beschriebenen Schritte und aktivieren den Picker. Sie öffnen Firefox, gehen in das Menü zu „Add-Ons“, suchen dort nach dem Citavi Picker und aktivieren ihn.

Picker nachträglich installieren in Chrome

Manchmal fehlt der Citavi Picker in Google Chrome. Zum einen kann es daran liegen, dass der Citavi Picker in Chrome nicht aktiviert wurde. Zum anderen kann es daran liegen, dass der Citavi Picker bei der Installation von Citavi gar nicht mitinstalliert wurde. Das kann passieren, wenn Sie erst Citavi installieren und sich erst später einen Browser installieren. Bei der Installation von Citavi bemerkt das Programm, welche Browser und Schreibprogramme Sie installiert haben und liefert die passenden Add-Ons und Add-Ins mit. Haben Sie zum Zeitpunkt der Citavi-Installation weder Chrome noch Firefox auf Ihrem Rechner installiert, liefert Citavi die passenden Add-Ons nicht mit.
Man sieht hier, dass ich in meinem Chrome-Browser kein Picker-Symbol hinter der ISBN eines Buches habe, auch oben in der Menüzeile fehlt das Symbol. Das heißt, der Citavi Picker fehlt im Moment und ich muss ihn mir nachträglich noch holen. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten.

Picker nachträglich in Chrome aktivieren

Ist der Picker in Chrome einfach nicht aktiviert worden, aber vorhanden, können Sie ihn dort nachträglich aktivieren. Sie gehen in Chrome in das Menü über die drei Punkte, dann zu „Weitere Tools“. Dort gehen Sie in die „Erweiterungen“. Hier wird der Citavi Picker schon angezeigt, man sieht aber, dass er nicht aktiv ist. Sollte der Citavi Picker hier noch nicht zu sehen sein, suchen Sie ihn in der Zeile „In Erweiterungen suchen“. Gebn Sie einfach „Citavi Picker“ ein. Aktivieren Sie dann den Picker und aktualisieren Sie die Ansicht in Ihrem Browser über die Taste F5. Bibliothekskatalog, sehen Sie nun auch das Picker-Symbol hinter der ISBN im Katalogeintrag. Der Picker ist aktiv.

Picker nachträglich in Windows installieren

Sollte der Picker in den Google Chrome Erweiterungen nicht zu finden sein, heißt das, dass der Picker bei der Installation von Citavi nicht mitinstalliert wurde. Sie müssen Ihn nachträglich installieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor: Gehen Sie in die Systemsteuerung. Bei Windows10 ist dies ganz einfach. Sie klicken auf das Windowssymbol unten in der Taskleiste und fangen an, das Wort „Systemsteuerung“ einzutippen. Dann schlägt Windows die Systemsteuerung schon automatisch vor. Dort gehen Sie in „Programme und Features“. Dann müssten Sie in Ihrer Liste von installierten Programmen Citavi 6 finden. Tätigen Sie einen Rechtsklick auf Citavi 6 und gehen Sie dann auf „ändern“. Dann gehen Sie auf „Next“ bzw. zu Deutsch „Weiter“ und dann haben Sie die Möglichkeit, entweder Citavi komplett neu zu installieren oder das Programm zu ändern, auf Englisch „Custom“. Wählen Sie „Custom“ / „Ändern und „Next“ und Sie bekommen dann alle Features angeboten, die Citavi normalerweise mitliefert. Hier steht dann auch der „Picker für Chrome“. Daneben befindet sich ein kleiner Pfeil. Klicken Sie auf den Pfeil und wählen Sie dann „Dieses Feature und alle Subfeatures werden auf der lokalen Festplatte installiert“, auf Englisch „This feature an all subfeatures will be installed on local hard drive“. Klicken Sie dann auf „Next“ und „Install“ und „Finish“. Der Picker wird dann nachträglich installiert.
Sollte Ihnen der Picker bei Programm „Ändern“ gar nicht angeboten werden, ist vermutlich bei der Installation von Citavi etwas grundlegend schiefgelaufen. Dann installieren Sie sich das Programm nochmals komplett neu.
Haben Sie den Picker nun nachträglich installiert, gehen Sie im Anschluss in Ihrem Browser die vormals beschriebenen Schritte und aktivieren den Picker.

Word Add-In nachträglich aktivieren

Sie finden keinen Citavi-Tab in Word und können das Word Add-In nicht nutzen? Die Ursache ist, dass das Add-In entweder nicht aktiviert wurde oder nicht installiert wurde. Gehen wir zunächst davon aus, dass das Add-In nicht aktiviert wurde. Dafür gibt es verschiedene mögliche Ursachen.

1. Einstellungen im Trust Center verhindern die Aktivierung des Add-Ins

Schauen Sie in Word unter „Datei“ – „Optionen“ – „Trust Center“ in die Einstellungen Ihres Trust Centers. Hier finden Sie Einstellungen für „Add-Ins“. Dort müssen alle Haken entfernt sein. Ansonsten kann es passieren, dass die Ausführung von Add-Ins verhindert wird. Entfernen Sie alle Haken, gehen Sie auf „ok“, schließen Sie Word und öffnen Sie Word wieder. Nun dürfte der Citavi-Tab vorhanden sein.

2. Das Word Add-In wurde automatisch deaktiviert

Das kann passieren, wenn Word nicht regulär beendet wurde. Denn dann kann es vorkommen, dass alle Add-Ins deaktiviert werden. Sie müssen das Citavi-Add-In dann wieder aktivieren. Schauen Sie in Word unter „Datei“ – „Optionen“ – „Add-Ins“. Prüfen Sie, ob das Citavi Word Add-In bei den inaktiven Anwendungs-Add-Ins zu finden ist. Wenn dies der Fall ist, gehen Sie über „verwalten“ – „COM-Add-Ins“ auf „Los“. Dort müssten Sie das Citavi Word Add-In finden. Setzen dort den Haken und gehen Sie auf „ok“. Nun dürfte das Add-In aktiviert sein und der Citavi-Tab erscheint wieder.
Ist das Citavi Add-In nicht bei den inaktiven Anwendungs-Add-Ins zu finden, kann es sein, dass es sich bei den deaktivierten Anwendungs-Add-Ins versteckt hat. Auch dies können Sie über „Datei“ – „Optionen“ – „Add-Ins“ erkennen. Steht dort das Citavi Add-In bei den deaktivierten Anwendungs-Add-Ins, gehen Sie bei „verwalten“ auf „deaktivierte Elemente“ und auf „Los“. Hier müssten Sie dann das Citavi Add-In finden. Sie können es markieren, gehen dann auf „Aktivieren“ und auf „ok“.

3. Word-Prozesse im Hintergrund verhindern die Ausführung des Add-Ins

Sollten die vorherigen Schritte nicht helfen, kann es an Möglichkeit 3 liegen: Windows-Prozesse, die mit Word zusammenhängen, verhindern das Ausführen des Add-Ins. Beispielsweise: Das Vorschaufenster im Windows-Explorer verhindert die Ausführung des Add-Ins. Wenn die Dokumentvorschau aktiviert ist, kann es passieren, dass Word keine Add-Ins mehr laden kann. Öffnen Sie den Ordner, in dem das Dokument liegt, das Sie mit dem Citavi-Projekt verknüpfen wollen. Oben im Tab „Ansicht“ prüfen Sie, ob das Vorschaufenster aktiviert ist. Word lädt dann eine Miniaturansicht des Worddokuments. Gehen Sie auf „Ansicht“ und deaktivieren Sie das Vorschaufenster. Gegebenenfalls prüfen Sie, ob noch ein Word-Prozess läuft, über den Taskmanager. Über die Tastenkombination Strg + Alt + Entf öffnen Sie den Taskmanager. Hier sehen Sie, ob ein Word-Prozess in der Liste steht. Beenden Sie den Task und starten Sie Word dann neu.

4. Andere Add-Ins verhindern die Ausführung des Citavi Word Add-Ins

Möglicherweise verhindern auch andere Add-Ins das Ausführen des Word Add-Ins. Diese müssen deaktiviert werden, bevor das Word-Add-In aktiviert werden kann. Das können z.B. folgende Add-Ins sein:

• Acer Cloud
• Acer abDocs
• E-Porto-Add-In von INTERNETMARKE (Deutsche Post)
• Duden Korrektor (Entwicklung eingestellt)
• Imagic Word Report (ältere Versionen)
• Smart Tools Publishing
• Smart Tools AutoBackup
• Veodin KeyRocket
• Writing Outliner

Haben Sie eines der aufgezeigten Add-Ins installiert und aktiviert, deaktivieren Sie dieses Add-In über „Datei“ – „Optionen“ – „Add-Ins“ – „verwalten“. Dort gehen Sie auf „COM-Add-Ins“ oder auf „Word-Add-Ins“ und „Los“. Dort prüfen Sie, ob in der Lise eines der genannten Add-Ins vorhanden ist und entfernen ggf. den Haken beim jeweiligen Add-In. Schließen Sie Word im Anschluss und öffnen Sie das Programm wieder neu.

Sollten sämtliche Aktivierungsversuche nicht helfen und das Word-Add-In nirgendwo zu finden sein, ist es möglich, dass dieses Add-In bei der Installation von Citavi gar nicht erst mitinstalliert wurde. Diesem Problem widmen wir uns im nächsten Screencast.

Word Add-In nachträglich installieren oder reparieren

Sie finden keinen Citavi-Tab in Word und können das Word Add-In nicht nutzen? Auch in den Word-Optionen unter Add-Ins taucht das Citavi Word Add-In nicht auf? Die Ursache ist, dass das Add-In möglicherweise nicht installiert wurde oder unbemerkt Probleme bei der Installation aufgetreten sind. Diese Probleme können aus verschiedenen Gründen auftreten.

1. Word wurde erst nach Citavi installiert

Das Programm Citavi erkennt bei der Installation, welche weiteren Programme auf Ihrem Rechner installiert sind und liefert dazu passende Add-Ins und Add-Ons. Ist Word zum Zeitpunkt der Citavi-installation nicht in den Programmen vorhanden, wird auch das Citavi Word-Add-In nicht installiert.
Es muss nun nachträglich installiert werden, über die Systemsteuerung. Bei Windows10 ist die Systemsteuerung ganz einfach zu finden. Klicken Sie auf das Windowssymbol unten in der Taskleiste und fangen Sie an, das Wort „Systemsteuerung“ einzutippen. Dann schlägt Windows die Systemsteuerung schon automatisch vor. Dort gehen Sie in „Programme und Features“. Dann müssten Sie in Ihrer Liste von installierten Programmen Citavi 6 finden. Machen Sie dann einen Rechtsklick auf Citavi 6 und gehen Sie auf „Ändern“ und auf „Next“ und auf „Ändern“ bzw. englisch „Custom“. In der Regel sehen Sie nun, dass das Word Add-In nicht installiert worden ist. Klicken Sie auf den Pfeil neben Word-Add-In und auf „Dieses Feature und alle Subfeatures werden auf der lokalen Festplatte installiert“ oder auf Englisch „This feature and all subfeatures will be installed on local hard drive“. Beachten Sie dabei, dass Word und alle eventuell noch laufenden Word-Prozesse vorher geschlossen werden müssen, bevor Sie diese Funktion ausführen können. Klicken Sie dann auf „Next“ – „Install“ und „Finish“. Wenn Sie nun Word öffnen, dürfte das Add-In vorhanden sein. Nun sieht man in der oberen Menüzeile den Citavi-Tab.

2. Office- Update durchgeführt oder neuere Office-Version installiert

Möglichkeit 2: Es wurde ein Office- Update durchgeführt oder Sie haben Ihre Office-Version durch eine neuere Office-Version ersetzt. Auch in diesem Fall muss das Add-In erneut installiert werden. Zuvor muss es jedoch deinstalliert werden, da es bereits einmal installiert war. Gehen Sie dazu wieder in die Systemsteuerung, auf „Programme und Features“, wählen Sie wieder Citavi 6 und „Ändern“ und wieder „Ändern“ / „Custom“ und deinstallieren Sie das alte Word Add-In zunächst, welches in ihrer alten Word-Version vor dem Update installiert war. Klicken Sie auf den Pfeil neben Word Add-In und gehen Sie auf „dieses Feature nicht verfügbar machen“ bzw. „This Feature will not be available“. Gehen Sie dann auf „Next“ und „Install“, um diesen Vorgang abzuschließen und auf „Finish“. Nun müssen Sie sich dieses deinstallierte Word Add-In wieder installieren, damit es in Ihre neue Office Version übernommen wird. Gehen Sie dazu wieder mit einem Rechtsklick auf Citavi 6 und „Ändern“ und nochmals „Ändern“ / „Custom“. Klicken Sie dann wieder auf den Pfeil neben Word Add-In und wählen Sie „Dieses Feature und alle Subfeatures werden auf der lokalen Festplatte installiert“. Klicken Sie auf „Next“ – „Install“ und „Finish“.

3. Word-Add-In veraltet, Update des Add-Ins verhindert

Möglichkeit 3: Das Citavi Word Add-In selbst ist veraltet, da ein Update verhindert wurde. Wenn alle gezeigten Schritte nicht helfen, nehmen Sie eine Reparatur des Citavi-Programms vor. Dies kann z.B. notwendig werden, wenn Citavis Word Add-In ist veraltet ist. Ursächlich dafür sind in der Regel Word-Prozesse, die während eines Citavi-Updates nicht vollständig beendet waren. Diese verhindern das Update des Add-Ins.

Die Reparatur Ihrer Citavi-Installation hat keine Auswirkungen auf Ihre Citavi-Projekte, die mit dem Citavi Word Add-In erstellten Dokumente oder Ihre Lizenzdaten. Sie können das Programm also bedenkenlos reparieren.
Schließen Sie zunächst alle geöffneten Programme: Citavi, Word, den Internet-Browser, Acrobat Reader, etc. und gehen Sie dann wieder in die Systemsteuerung, „Programme und Features“ Markieren Sie dort den Eintrag Citavi 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Ändern“ und auf „Next“. Wenn Updates nicht installiert wurden oder sich Fehler eingeschlichen haben, wird üblicher Weise die Funktion „Reparieren“ / „Repair“ angeboten. Klicken Sie auf „Reparieren“ und „Weiter“ und starten Sie die Reparatur des Programms. Danach dürfte auch das Word Add-In wieder fehlerfrei installiert sein.

4. Fehlerhafte Installation von Office365 Pro

Sie nutzen Microsoft Office365 Pro? Das Programm ist möglicherweise fehlerhaft installiert worden. Studierende der HTWK können sich kostenfrei Office365 Pro installieren. Häufiger kommt es jedoch vor, dass bei der Installation unbemerkt Fehler auftreten. Versuchen Sie einmal, das Programm zu reparieren, wie eben gezeigt über die Systemsteuerung – „Programme und Features“ – Office365 Pro – „Ändern“ – „reparieren“. Danach installieren Sie sich nachträglich das Citavi-Add-In wie gezeigt über die Systemsteuerung – „Programme und Features“ – Citavi 6 – „Ändern“ – „Word Add-In“ und „Dieses Feature und alle Subfeatures auf der lokalen Festplatte installieren“.
Achten Sie außerdem darauf, dass Sie Office365 Pro nicht als Web-Version nutzen, sondern auf Ihrer lokalen Festplatte installiert haben. Finden Sie das Programm gar nicht erst über die Systemsteuerung, haben sie nur die Web-Version des Programms. Citavi kann dann kein Add-In installieren, da das Office-Programm auf der Festplatte fehlt. Holen Sie dann die Registrierung für das Microsoft-Portal nach und laden Sie sich über das Microsoft Portal die Software herunter.
Wie das funktioniert, erfahren Sie beim IT-Servicezentrum: über die Seiten der HTWK, im Footer „Zentrale Bereiche“ – „IT-Servicezentrum“ und dort über den Menüpunkt „Serviceangebote / Dienste“ – „Software“ – „Microsoft Office für Studenten“. Hier werden Sie über einen Link zum Portal „Campus Sachsen“ geführt und erhalten dort die Installationsanleitung und die Anleitung zur Registrierung für das Microsoft-Portal. Achten Sie darauf, dass Sie sich zuerst mit Ihrem Hochschul-Login auf dem Portal „Campus Sachsen“ authentifizieren und einloggen und erst danach können Sie sich mit diesem generierten Account im Microsoft-Portal anmelden und dort die Software Microsoft Office365 Pro herunterladen.